Project Management
A gestão de projectos (project management) é a disciplina de iniciação, planeamento, execução, monitoramento e controlo e encerramento de projectos. Os gestores de projecto conseguem isso usando um conjunto de processos, técnicas e ferramentas. Isto, para orientar as suas equipas e gerir recursos. Por outras palavras, a gestão de projectos significa o processo de liderar uma equipa para atingir metas e concluir entregas. Isto dentro do prazo, orçamento e requisitos de qualidade definidos. Ou seja, a gestão de projectos envolve a documentação, planeamento, acompanhamento e comunicação do projecto. Isto com o objectivo de, assim, entregar o trabalho com sucesso dentro das restrições de prazo, âmbito, orçamento e qualidade.
Ainda mais, a gestão de projecto pode-se realizar com base em ferramentas mais ou menos sofisticadas. Nesse sentido, a maioria das pessoas usam softwares de gestão de projectos para planear, executar e controlar os projectos.
Quais são os benefícios da gestão de projectos?
Os projectos que cumprem o orçamento e o prazo e em que a comunicação é eficaz são projectos em que se gosta de trabalhar. Isto só é possível com a ajuda da gestão de projectos e do gestor de projectos. Assim, os principais benefícios da gestão de projectos são:
- Entregar-se os produtos de acordo com as requisitos
- Fazer-se o trabalho dentro do prazo e na hora certa
- Ajustar-se o projecto de forma a responder às necessidades de negócio
- As equipas são mais eficientes
- Identificar-se e resolve-se os problemas no produto
- Identificar-se, analisar-se e gerir-se os riscos
- Gerir-se as dúvidas e expectativas do cliente
- Remover-se os impedimentos e bloqueios que as equipas enfrentam. Assim, estas podem concentrar-se no seu trabalho.
- As equipas trabalham em ambientes mais produtivos
Project Management Permite Melhorar a organização
As equipas com gestores de projecto tem a vida facilitada. Isto porque beneficiam do facto de haver alguém que está a prestar atenção em como, quando e porque algo deve estar a acontecer. Dessa forma, os gestores de projecto usam ferramentas como planos de projecto e gráficos RACI. Isto para, assim, descobrir os detalhes e agilizar a comunicação.
Project Management Permite o Crescimento e Desenvolvimento da Equipa
É difícil concluir as tarefas do projeto, tarefas operacionais e ao mesmo tempo gerir as tarefas do projecto. Não é possível alguém concentrar-se a 100% numa coisa, procurar novas formas de desenvolver o produto ou outras estratégias para desenvolver as tarefas. Quando existe um gestor de projecto, esse excesso de tarefas é eliminado. Assim, a equipa pode colaborar, crescer e tentar encontrar novas formas para entregar as tarefas e os produtos. Ou seja, os especialistas podem concentrar-se no que sabem fazer melhor e não desperdiçar tempo em tarefas que podem estar nas mãos de um gestor de projecto.
Project Management Permite Mais flexibilidade
Os gestores de projecto sabem que os projectos mudam e estão sempre atentos a isso. Assim, sempre que a mudança se torna iminente, estes encontram formas de adaptar o projecto. Um gestor de projecto está, por norma, mais atento a riscos, problemas, oportunidade ou mudanças. Isso permite, assim, planear o impacto destas mudanças.
Project Management Permite Melhorar a qualidade
Quando a equipa está focada no trabalho necessário para entregar produtos de acordo com os requisitos, a qualidade do projecto melhora. Para além disso, a gestão de projecto assegura que os produtos entregues correspondem ao seu propósito. A combinação de conformidade com requisitos e adequação ao propósito contribui para a satisfação do cliente.
Project Management Permite Mais output
Quando as equipas deixam de ter de fazer o trabalho de gestão de projectos ficam libertas para trabalhar noutros projectos. Assim, podem concentrar-se em fazer outros produtos e serviços. Produtos e serviços, esses que aumentam o valor que entregam com o seu trabalho.
Project Management Permite Mais Transparência e Responsabilidade
Os relatórios da gestão de projectos permitem garantir uma maior transparência e responsabilidade sobre o trabalho das equipas. Assim, qualquer stakeholder consegue saber facilmente o estado do projecto e não ter dúvidas sobre o trabalho que está a ser feito. Também assim, é possivel saber o estado do produto e se está tudo a correr dentro do planeado ou se é preciso reagir ao estado do projecto.
Quais são os Grupos de Processos?
No inicio deste artigo dissemos que a gestão de projectos (project management) é a disciplina de iniciação, planeamento, execução, monitoramento e controlo e encerramento de projectos. Mas o que é isso? Estes são mais conhecidos pelos grupos de processos da gestão de projectos. Vamos ver em mais detalhe cada um deles:
Iniciação
O objectivo deste grupo de processos é autorizar o projecto de forma controlada. Ou seja, entre outras coisas, apresenta-se o projecto, analisa-se a sua viabilidade e designa-se um gestor de projecto para o projecto. É neste momento que o projecto ganha vida e força para ser tido em conta pela organização.
Planeamento
O planeamento estabelece os objectivos do projecto, o trabalho necessário para os atingir e a forma como o projecto vai ser gerido. Ou seja, nesta fase define-se as baselines. Isto é, define-se o orçamento, o cronograma, o âmbito e as regras do projecto. Estas baselines serão depois usadas durante todo o projecto.
Execução
O objectivo deste grupo de processos é realizar o trabalho planeado para produzir as entregas do projecto e activar os planos de gestão do projecto. Ou seja, é nesta fase que se executa o trabalho e se criam os produtos e serviços.
Monitoramento e controlo
Este grupo de processos avalia o desempenho do projecto, estabelece acções correctivas e preventivas, reporta desempenho e gere alterações. Ou seja, é nesta fase que se usa as baselines para comparar com o que está a ser feito. Assim é possivel ver se existem desvios ou se está tudo a correr conforme o planeado.
Encerramento
O objectivo do encerramento é terminar o projecto de forma controlada. O produto é concluído e aceite. Levantam-se as lições aprendidas que são também arquivadas. Por fim, tansfere-se o projecto para outra equipa que o manterá.
Em conclusão
A capacidade de entregar projectos no prazo, dentro do orçamento e alinhados com as metas do negócio é o principal objectivo da gestão de projectos. E isso é fundamental para obter vantagens no ambiente de negócios de hoje, que é global e muito competitivo. Assim, é importante que a pessoa responsável pelo projecto tenha uma compreensão clara do que é a gestão de projectos. Aos gestores de projecto é atribuída uma função incrivelmente complexa. Essa função combina aptidões organizacionais, uma mente analítica e aptidões interpessoais adequadas. Em suma, nem todas as pessoas nascem para gerir projectos mas todos podem aprender a gerir projectos.