Risk Register
Um registo de risco, ou risk register, pode ajudar a identificar, analisar, responder, e acompanhar os riscos. Mas o que é um risco? Um risco é um evento incerto que pode ter um impacto positivo ou negativo no projecto. Qualquer projecto tem de conviver com riscos e deve saber lidar com eles. Para isso deve tomando acções preventivas ou correctivas. Estas acções devem ajudar a minimizar os efeitos dos riscos. Dessa forma, os riscos com impacto negativo devem ser minimizados. Por outro lado, os riscos com impacto positivo devem ser exponenciados.
Qualquer projecto está sujeito a riscos. Alguns riscos são relativamente comuns a todos os projectos. No entanto, outros riscos são muito específicos do projecto. Como os riscos dependem do contexto, a gestão de projecto deverá identificar adequadamente os riscos. Em seguida, a gestão de projecto poderá analisar e responder a esses riscos. Para isso pode usar técnicas como a Delphi.
Entender o Conceito de Riscos
Um risco de projecto é um evento incerto com um impacto negativo ou positivo no projecto. Um risco com um potencial impacto negativo no projecto é conhecido como uma ameça. Por exemplo, pode existir uma inconsistência no documento de especificações que obrigue a refazer o documento. Dessa forma, o evento terá um impacto no prazo e custo. Por outro lado, um risco com um potencial impacto positivo no projecto é conhecido como uma oportunidade. Por exemplo, antecipar o processo de aquisição pode permitir beneficiar de um potencial período de descontos.
Explorar o Risk Register
As ameaças e as oportunidades devem ser registadas no registo de riscos do projecto. Desta forma a equipa poderá analisá-las para decidir as que merecem maior atenção. Da mesma forma, documentar os riscos permite definir as estratégias mais adequadas da resposta. Por fim, o risk register permite monitorizar o risco ao longo do projecto. Por exemplo, permite ajustar a probabilidade e o impacto do risco.
Um registo de risco deve ser criado durante o planeamento inicial do projecto. Contudo, a realidade dos projectos é incerta e dinâmica. Desta forma, novos riscos vão emergir durante o projecto. Ao mesmo tempo, a probabilidade e impacto dos riscos vai mudar à medida que o contexto muda ou mais informação fica disponível. Por conseguinte, o risk register deve ser actualizado ao longo do projecto com a informação mais recente.
Não existe uma fórmula para criar um registo de riscos. Alguns projectos recorrem a risk register templates. Dessa forma, o trabalho de identificação de riscos é acelerado com um formulário para identificar riscos. Alguns projectos recorrem ao histórico de riscos. Dessa forma, alguns riscos comuns são facilmente identificados. Outros projectos usam exclusivamente a experiência da equipa de projecto para identifica riscos.
Elementos do Risk Register
Um típico registo de riscos pode incluir diferentes elementos.
Em primeiro lugar, o registo de riscos deve permitir identificar os riscos. Para isso o registo de riscos deve ter um identificador único. Deve também identificar o evento, a causa, e o efeito de cada risco. Do mesmo modo, alguns projectos optam também por manter informação sobre a categoria do risco. Classificar os riscos por categoria pode ajudar a organizar os riscos de forma lógica.
Em segundo lugar, o registo de riscos deve manter informação sobre a importância dos riscos considerando. Para isso, o registo de riscos deve analisar os factores de riscos. Esta análise é tipicamente focada na probabilidade e impacto de cada rico. No entanto, alguns projectos analisam outros factores do risco como, por exemplo, a sua tendência e urgência. A análise do risco pode ser qualitativa ou quantitativa.
Em terceiro lugar, o registo de riscos deve manter informação sobre a resposta planeada. EM outras palavras deve documentar a estratégia planeada para evitar, mitigar, transferir, aceitar, ou escalar ameaças. Do mesmo modo, pode documentar a estratégia planeada para explorar, alagar, partilhar, aceitar, ou escalar oportunidades.
Por fim, o registo de riscos deve permitir monitorizar os riscos. Em outras palavras deve permitir reavaliar a probabilidade e o risco dos projectos. Da mesma forma deve permitir inserir novos riscos, ou remover riscos que já não possam acontecer.
Conclusão sobre Risk Register
Em suma, o registo de riscos é fundamental para identificar e antecipar os riscos do projecto e posteriormente poder se evitar workarounds. Este deve incluir informação detalhada dos riscos. Desta forma, permite suportar todo o processo de gestão dos riscos. Ainda que deva existir uma pessoa responsável por cada risco, a identificação e análise dos riscos deve ser um esforço conjunto da equipa. Por fim, o registo de riscos deve ser constantemente actualizado para permitir a sua evolução dos riscos. O gestor de projecto deve partilhar o registo de ricos com todos os stakeholders que devem receber essa informação. Dessa forma, é possível manter uma comunicação transparente e garantir que não existem mal-entendidos.