Project Scope
Project scope ou âmbito do projeto descreve todo o trabalho necessário para atingir as metas e os objectivos do projecto. Por outras palavras, um project scope é um sumário acordado dos parâmetros importantes de todo o projecto. Desta forma, definir o âmbito do projeto é a chave para o sucesso de qualquer projecto.
Um âmbito do projeto bem definido inclui elementos como resultados esperados, entregas, critérios de aceitação, requisitos, pressupostos, dependências e restrições. Dependendo da abordagem de gestão de projecto pode ser definido de forma detalhada ou resumida. Pode ser definido numa fase de planeamento inicial ou definido iterativamente ao longo do projecto. Pode ser aprovado formalmente e estar sujeito a controlo de alterações, ou pode ser alterado dinamicamente com base no feedback dos stakeholders.
Em qualquer dos casos, o âmbito do projeto é uma referência chave. Isto é, informa os stakeholders e mantêm a equipa focada. Em suma, a project scope descreve o projecto de uma forma que todos os stakeholders concordam e compreendem.
Vantagens de definir o âmbito
O project scope é, desse modo, uma importante chave de comunicação. Independentemente do tamanho, características ou metodologia de gestão de projectos do projecto, todos os projectos deveriam, dessa forma, definir o âmbito. Isto porque, este é acordado pelos stakeholders e define os elementos necessários para atingir os objetivos do projecto. Em outras palavras, todos os stakeholders do projeto, sejam clientes, equipa, ou gestão ficam com um entendimento comum do projecto. Dessa forma a equipa pode focar-se no trabalho necessário. Em projectos convencionais, o project scope também define, desse modo, a scope baseline. Qualquer mudança ao âmbito, deverá, dessa forma, exigir um pedido formal de alteração.
A definição do âmbito ajuda a evitar scope creep. Este termo refere-se, desse modo, à extensão descontrolada do âmbito do projecto. A prática de scope creep é geralmente causada, dessa forma, por planeamento insuficiente , comunicação e controlo de alterações. Em seguida, sugerimos que veja o post sobre scope creep.
O que é scope management?
Já falamos no conceito de âmbito de projecto. Mas qual o significado da prática de gestão do do âmbito? Scope management refere-se, dessa forma, aos processos necessários para realizar todo o trabalho necessário, e apenas o trabalho necessário, para atingir os objetivos do projecto. Estes processos incluem, por exemplo:
- Planear a gestão do âmbito – Clarificar, dessa forma, os procedimentos de gestão do âmbito
- Definir requisitos – Definir, priorizar, refinar e documentar os requisitos do produto;
- Definir o âmbito – Clarificar o âmbito do projecto
- Planear o trabalho – Definir o trabalho necessário para realizar os produtos do projecto
- Validar o âmbito – Confirmar que os produtos foram completos e obter a sua aceitação
- Controlar o âmbito – Verificar se a equipa faz todo o trabalho necessário para atingir os objetivos do projecto.
Planear a gestão do âmbito
O scope management plan define, dessa maneira, como a equipa irá gerir o âmbito. Isto é, clarifica os procedimentos, regras, técnicas, ferramentas, métricas, registos, papéis e responsabilidades da gestão do âmbito. O gestor de projecto usa o project management plan para, dessa forma, orientar as actividades de gestão do âmbito. Ainda mais, pode ajustar a forma de gerir às características específicas do projecto.
Ao executar as actividades do scope management plan, pode, dessa forma, clarificar as entregas e requisitos, gerir expectativas, antecipar e gerir alterações, reagir a problemas, obter aprovações e documentar os resultados.
Em suma, ter um scope management plan ajuda qualquer gestor de projecto a manter o seu project na linha. Dessa forma, pode mais facilmente terminar o projecto no prazo, dentro do orçamento e parâmetros de qualidade. Para além disso ajuda a manter os stakeholders informados, envolvidos e comprometidos com o projecto.
Como criar um bom project scope
Definir bem o âmbito é meio caminho para, dessa forma, aumentar a probabilidade de sucesso. Evitar mal entendidos e manter a satisfação são, desse modo, os prémios esperados por esta gestão. Em seguida são apresentadas algumas dicas para gerir o âmbito:
- Demonstrar o valor do projecto – Clarifique o resultado esperado pela utilização ou exploração dos produtos do projecto
- Elaborar uma product breakdown structure – A equipa pode usar uma product breakdown structure para decompor o produto em deliverables. Pode saber mais sobre a product breakdown structure neste post.
- Não personalizar o projecto – O projecto irá influenciar e ser influenciado por vários stakeholders. Podem ser internos ou externos à organização. Não personalize o projecto usando palavras difíceis e de uma dada área. Use termos simples e de fácil compreensão Considere o panorama geral. Não desenvolva o project scope num silo. Por exemplo, considere o panorama geral da empresa, a cultura da empresa e os demais departamentos. Ainda que agora lhe pareça que o projecto só irá afectar o seu departamento no futuro provavelmente irá afectar muito mais stakeholders.
- Não generalizar – Analise as coisas com seriedade e não faça generalizações que podem levar a mal-entendidos. peça a alguém fora da sua alçada para avaliar o project scope.
- Facilitar a comunicação – Quando possível, defina o âmbito que os stakeholders possam entender. Um documento de fácil leitura tem maior probabilidade de ser compreendido e retido por todos. Adicionalmente, tente colocar a mensagem em gráficos e formas visuais. Uma imagem vale mais do que 1000 palavras, não se esqueça.
- Partilhar o documento – Quando o project scope estiver definido e aprovado partilhe-o não o guarde para si.
Conclusão
Em suma, um project scope bem definido vai contribuir para o sucesso do projecto. No âmbito do projecto vamos, dessa maneira, encontrar todos os aspectos importantes para clarificar as fronteiras do projecto. O project scope permite, dessa forma, ter uma visão clara do projecto, ajudando todos a perceber e aceitar os resultados do projecto. Para além disso, ajuda a equipa a manter-se dentro dos objectivos.