Work Package
Um work package, ou pacote de trabalho, é uma unidade de trabalho ou de uma entrega que se pode encontrar na Work Breakdown Structure (WBS) ou estrutura analítica do projecto. Ou seja, os work packages são os elementos de trabalho que se encontram na última linha da WBS. Em outras palavras, são a unidade de trabalho mais pequena dentro da WBS.
A realidade é que os projetos são frequentemente complexos. Dessa forma, é fundamental perceber os deliverables que a equipa tem que entregar. Ainda mais, é fundamental perceber todo o trabalho que a equipa tem que fazer. O processo de dividir deliverables, ou entregas, em pacote de trabalho chama-se decomposição. Este processo ajuda, assim, a entender o trabalho necessário para atingir os objetivos do projecto. Dessa forma, é mais fácil preparar importantes elementos de um plano, tais como um cronograma, um orçamento, ou uma matriz de responsabilidades. Além disso, é também mais fácil assegurar que a equipa fez todo o trabalho necessário para terminar o projecto.
Cada projecto tem o seu conjunto de pacote de trabalho que tem as suas características e por isso tem de se estimar em pormenor para cada projecto. As características de um work package têm a ver, por exemplo, com a sua dimensão, complexidade, composição da equipa, experiência da equipa, etc. Por fim, a conclusão do projecto acontece quando se concluí todos os pacotes de trabalho.
Vantagens de Usar Work Package (Pacote de Trabalho)
Em seguida iremos explorar as vantagens de decompor os deliverables do projecto em pacotes de trabalho:
Clarificar o Trabalho a Realizar
Ao decompor as entregas em pacotes de trabalho, a gestão de projecto e a equipa clarificam todo o trabalho necessário para concluir o trabalho. Assim, este processo de decomposição é uma oportunidade para criar transparência dentro e fora da equipa sobre tudo o que tem que se fazer. O work package permite que a equipa saiba o que tem de fazer e o que esperam de si.
Melhor a Comunicação e Colaboração
A prática de decomposição deve-se realizar em conjunto pela equipa. Assim, os work packages ajudam as equipas a manterem-se alinhadas. Dessa forma, é mais fácil comunicar e colaborar entre os membros da equipa e mesmo com outras equipas.
Facilitar a Atribuição de Responsabilidades
Podem ser necessárias múltiplas organizações, equipas, funções, e pessoas para desenvolver um deliverables do projecto. Os pacotes de trabalho podem-se definir em função de quem vai realizar o trabalho. Desta forma, é mais fácil atribuir responsabilidades no projecto.
Facilitar a Estimativa
É mais fácil estimar o esforço e tempo que uma pessoa ou equipa tem de fazer para concluir um work package do que estimar o esforço ou tempo que múltiplas pessoas ou equipas têm de realizar para concluir uma entrega.
Alocar Trabalho
Ao saber o que se precisa fazer, os gestores de projecto conseguem perceber o esforço necessário. Assim, é mais fácil perceber se há pessoas ou equipas com excesso de trabalho e outras sem trabalho suficiente.
Facilitar a Elaboração do Cronograma
Ao dividir o projecto em work packages é mais fácil perceber as atividades detalhadas e as dependências entre elas. Dessa forma, é mais fácil preparar um cronograma do projecto.
Melhorar o Controlo
Ao dividir o trabalho em unidades mais pequenas fica mais fácil acompanhar e controloar o trabalho em curso.