Tailoring
Tailoring, ou adaptação, refere-se à prática de adaptar a gestão de projectos ao contexto. Os processos, técnicas, ferramentas, métricas, registos, organização, papeis, responsabilidades, são ajustados de acordo com a importância, complexidade, incerteza, dimensão, e natureza dos projectos. Dessa forma, a gestão de projecto assegura que as práticas de gestão de projectos são eficazes e eficientes. Ou seja, a gestão de projectos responde às necessidades, com os recursos adequados.
A prática de adaptação contrasta com a prática de usar uma forma padronizada e rígida de gerir projectos. A realidade é que não existem dois projectos iguais. Por isso, porque é que deveríamos aplicar sempre a mesma metodologia? Desse modo, para garantir uma eficaz gestão de projectos e o sucesso do projecto é importante adaptar a gestão de projetos ao projecto e às suas características e necessidades. Por fim, ao tentar usar uma única solução de gestão em todos os projectos, os gestores de projecto estariam condenadas ao insucesso.
Como Usar Tailoring / Adaptação
Em vez de aplicar uma metodologia rígida, esta adapta-se às características mas também ao contexto do projecto. O gestor de projecto pode considerar, por exemplo, a dimensão, complexidade e incerteza do projecto. Pode-se também ter em conta o número de entidades, unidades organizacionais, ou equipas. Além disso, pode ter em conta se existem ou não relações contratuais e a natureza do contrato. Ainda mais, pode considerar se existem riscos financeiros, regulatórios, ou reputacionais. Pode considerar a experiência e a dimensão da equipa. Em seguida, depois de avaliados estes e outros elementos, a gestão de projecto desenvolverá o project management plan. Este plano vai, desse modo, definir a abordagem de gestão do projecto que melhor responde ao contexto.
O tailoring significa conhecer em detalhe a sua equipa, o seu projecto, a sua organização mas também a sua indústria para perceber quais os elementos que realmente funcionam e os que não funcionam e o que é que realmente precisa. Ou seja, criar uma abordagem que permita optimizar a sua estrutura considerando os processos, entradas, ferramentas, técnicas e saídas do projecto.
Quando Usar o Tailoring / Adaptação
O tailoring deve-se usar em todos os projectos. Ou seja, os gestores de projecto não deveriam perder a oportunidade de pensar na melhor forma de responder às necessidades de gestão do seu projecto. Como vimos, é no planeamento que se prepara a abordagem do projecto. Por outro lado, ao longo do projecto poderemos revisitar e ajustar a abordagem à medida que aprendemos mais sobre o projecto.
Sugerimos, que em seguida, leia o post sobre agile project management.
Vantagens de Usar Tailoring / Adaptação
Algumas das vantagens de adaptar a abordagem são:
- Responder às Necessidades – O tailoring procura adaptar os processos, ferramentas, práticas e organização do projetos ao contexto para maximizar o seu sucesso. Um projecto bem adaptado irá permitir uma maior adaptação às necessidades.
- Usar Melhor os Recursos – Um projecto adaptado reduz os custos e o tempo. Ou seja, poderão existir processos e práticas que não são necessárias. Por outro lado, as práticas usadas podem ser mais eficientes e leves.
- Melhorar a Satisfação – Quanto mais um projecto estiver adaptado maior será a satisfação de todos os envolvidos, sejam membros da equipa, stakeholders ou cliente.