Responsibility Assignment Matrix
A responsibility assignment matrix (RAM), ou RACI chart, é, dessa maneira, uma ferramenta usada em gestão de projectos para atribuir responsabilidades . Dessa forma, elimina-se qualquer confusão ou desentendimento sobre a responsabilidade de cada pessoa. Dependendo do contexto, as responsabilidades podem, dessa maneira, ser atribuídas a papéis de projecto, como por exemplo gestor de projecto, ou elementos da equipa. Dessa forma, uma actividade ou work package do projecto é assignada a um papel ou pessoa. Ainda mais, é clarificado o tipo de responsabilidade. Por exemplo, o gestor de projecto é responsável pela manutenção do cronograma do projecto. Ou, por exemplo, se duas pessoas estão a trabalhar em pairing isso fica refectido na matriz.
O que é um RACI chart?
Uma matriz de responsabilidades pode, assim, adoptar diferentes convenções. Por exemplo, uma forma comum de organizar as responsabilidades dentro de um projecto é categorizar as responsabilidades como Responsible (R), Accountable (A), Consulted (C) e Informed (I). Uma Responsability Assignment Matrix que adopta esta convenção é frequentemente denominada por RACI chart.
Em seguida vamos explorar as responsabilidades desta convenção:
Responsible
A pessoa com a responsabilidade de “responsible” por uma actividade ou work package é, assim, a parte activa. Ou seja, é a pessoa que executa o trabalho. Naturalmente, realiza o trabalho de forma diligente. Contudo, pode haver mais do que uma pessoa responsável por uma actividade ou work package. No entanto, este papel deve estar limitado a um nível de pessoas gerível.
Accountable
A pessoa com a responsabilidade de “accountable” por uma actividade ou work package garante, dessa forma, que estes foram realizados com sucesso e que cumpre os requisitos. Dependendo do contexto, alguém com responsabilidade de “accountable” pode ou não, dessa maneira, aprovar o trabalho. Independentemente disso, alguém com esta responsabilidade será, assim, o principal decisor. Por fim, é geralmente recomendado que cada actividade ou trabalho tenha um, e apenas um, accountable.
Consulted
Uma pessoa com a responsabilidade de “consulted” pode, dessa maneira, ser consultada durante a realização de uma actividade ou work package. Dessa forma, as pessoas com a responsabilidade “responsible” e “accountable” podem consultar estes especialistas para enriquecer as suas decisões, tirar dúvidas ou obter orientações.
Informed
Uma pessoa com a responsabilidade de “Informed” recebe, desse modo, informação sobre o progresso das actividades ou work packages. Frequentemente, as pessoas têm esta responsabilidade por terem interesse no projecto, mas não participarem directamente na sua execução. Por exemplo, podem não estar envolvidos na especificação, elaboração e revisão do produto mas serem informados sobre as decisões tomadas.
Vantagens de usar uma Responsibility assignment matrix
Uma das actividades do planeamento é, dessa forma, atribuir responsabilidade aos elementos da equipa e outros stakeholders. Há vantagens de usar uma RACI Chart, entre elas, por exemplo:
- Facilitar a comunicação – A matriz clarifica os papéis. Dessa forma, qualquer pessoa sabe com quem deve falar em cada situação.
- Remover ambivalência – A probabilidade de o projecto correr sem sobressaltos é maior se cada papel ou pessoa se concentrar nas suas responsabilidades. Dessa forma, a responsibility assignment matrix permite que cada um saiba o que tem de fazer no projecto. Consequentemente, menos tempo é desperdiçado em organização do trabalho e trabalho redundante.
- Envolver stakeholders – Alguns stakeholders que não fazem parte da equipa de projecto podem assumir responsabilidades no projecto. Desse modo, cada stakeholder conhecerá o seu papel e contribuição no projecto e pode limitar-se à sua responsabilidade. Da mesma forma, a equipa saberá o que pode esperar dos stakeholders. A matriz de responsabilidades ajuda também os stakeholders a estarem informados e envolvidos nas actividades que estão em progresso ao longo do ciclo de vida do projecto.
- Gerir a fadiga e sobrecarga – A RACI ajuda a visualizar todas as responsabilidades de cada pessoa. Dessa forma, pode mais facilmente evitar sobrecarregar pessoas com responsabilidades.
- Estabelecer expectativas no início – A RACI ajuda a evitar conflitos no futuro. Dessa forma, cada pessoa percebe o seu papel e responsabilidade desde o início do projecto. Assim, é possível evitar sobreposições de responsabilidades.
Desenvolver uma Responsibility Assignment Matrix ou RACI chart
Existem várias abordagens para desenvolver uma RAM. Em seguida é apresentada uma possível abordagem:
- Decompor os deliverables do projecto em work packages.
- Decompor os work packages em actividades
- Atribuir cada actividade aos papéis ou pessoas envolvidas
- Clarificar a responsabilidade desse papel ou pessoa
- Validar a responsabilidade com os elementos da equipa ou stakeholders respectivos
- Incluir a matrix no plano de gestão de projecto.
Em suma, a Responsibility Assignment Matrix ajuda a atribuir responsabilidades aos membros da equipa e aos stakeholders. Dessa forma, permite que todos se foquem nas suas actividades, evitando problemas, desperdícios, confusões, conflitos ou mal-entendidos.