Projeto
Um projeto é uma iniciativa temporária que visa criar um produto, serviço ou resultado único.
Vejamos em maior detalhe cada uma das suas características:
- Temporário – Os projetos são temporários porque têm um início e fim. Estão orientados para objetivos que transformam o negócio. Assim, distinguem-se das operações que são permanentes porque perseguem objetivos de manutenção do negócio. Ser temporário não significa que o produto tenha uma curta longevidade. Por exemplo, uma ponte espera-se que dure muitos anos após a conclusão do projecto.
- Cria Produtos Únicos – Os projetos desenvolvem produtos únicos. Produtos únicos representam incerteza relativa ao “que fazer”, “como fazer”, “quando fazer”, “quem fazer,” e “quão bem fazer”. Assim, os projetos distinguem-se das operações que desempenham actividades recorrentes.
- Elaborados Progressivamente – Elaboração progressiva significa que um projecto se vai planear progressivamente. Ou seja, o plano detalha-se progressivamente à medida que mais e melhor informação fique disponível.
O Ciclo de Vida do Projeto
O ciclo de vida do projecto representa as fases em que o projecto se compõe. Os projectos dividem-se em fases para, desse modo, serem mais fáceis de planear, executar e controlar. Ao dividir os projectos em fases os gestores de projecto têm, desse modo, um maior controlo sobre o que está a acontecer, e o que terá de acontecer a seguir.
Contudo, o ciclo de vida de um projecto não é igual para todos os projectos. Ou seja, cada projecto tem as suas fases que estão directamente
relacionadas com o tipo de projecto e o que se vai entregar. Além disso, cada fase está relacionada com um terminado milestone e entregáveis que tem de estar em conformidade com o planeado e encerrados.
Sugerimos que em seguida veja o post sobre o ciclo de vida dos projectos para saber mais.
Restrições do Projeto
Todos os projectos realizam-se sujeitos a restrições. Essas restrições limitam as opções dos projectos. Ou seja, são coisas impostas ao projecto que vão limitar o seu resultado. Contudo as restrições não limitam apenas o projecto, também influenciam como o gestor de projecto irá lidar com o projecto, em que é que o gestor de projeto se irá concentrar e que ajustes irá fazer ao longo do projecto.
As restrições do projeto são internas quando são os stakeholders a impor. Ou externas quando são partes externas ao projecto a impor, como por exemplo, a legislação.
As três principais restrições a um projecto são conhecidas pela triple constraint são, o âmbito, prazo e custos. No entanto, existem muito mais restrições para além destas três, como, por exemplo, risco, qualidade, recursos, benefícios, legislação, e segurança. Veja o post sobre triple constraint para saber mais.
Sucesso do Projeto
Para um project ser um sucesso é preciso que se cumpra os requisitos e objectivos a que se propôs. Contudo, o sucesso do projecto também depende da perspectiva de quem o está a receber. Por exemplo, um projecto pode ser considerado um sucesso para a empresa que o desenvolveu porque foi feito dentro do prazo, cumpre o âmbito e dentro do orçamento, mas quem o recebe já não o quer porque, por exemplo, a tecnologia mudou e o produto já não responde à necessidade que pretendia responder.
Mas o que realmente importa é que nas fases iniciais do projecto se definam os critérios de sucesso do project. Para que mesmo que as coisas mudem durante o ciclo de vida do projecto se possa considerar que foi um sucesso ou não.
Papel da Gestão de Projetos
A gestão de projetos é essencial para qualquer projecto uma vez que ajuda o gestor de projeto a organizar, planear, executar, monitorizar e controlar e encerrar os projectos. A gestão de projecto permite assim:
Organizar e Estruturar os Projectos
A gestão de projecto empresta uma estrutura clara e bem definida para, desse modo, planear, executar, monitorizar e controlar e encerrar os projectos de forma controlada. Ou seja, permite que se realizem as tarefas sem falhas e de forma eficiente e eficaz.
Gerir Recursos
Uma das tarefas mais importantes de qualquer gestor de projeto é, dessa forma, gerir recursos físicos e humanos. Saber para onde enviar cada pessoa, que dinheiro gastar e quando, e como usar o tempo de forma eficaz são tarefas que a gestão de projetos ajuda, desse modo, a realizar. Dessa forma, é possível garantir que os recursos estão disponíveis no momento certo e só começam a trabalhar no momento exacto.
Identificar e Gerir Riscos
A gestão de projetos tem um papel essencial para permitir identificar riscos potenciais. Desse modo, o gestor de projeto e as equipas podem tomar medidas preventivas e correctivas para garantir que os riscos não afectam o projecto e as oportunidades acontecem, beneficiando o projecto.
Garantir a Comunicação
O gestor de projeto passa a maioria do tempo a comunicar. Comunica progresso com os stakeholders, comunica com a equipa para que esta realize as tarefas no momento certo, comunica com os fornecedores para saberem quando são precisos, entre outras coisas. A gestão de projetos permite melhorar a comunicação mas também colaboração entre todos, ao dar ferramentas e organizar toda a informação, mantendo todos alinhados com os objectivos.
Monitorizar e Controlar
A gestão de projectos permite que o gestor de projeto e as equipas monitorizem e controlem o projecto comparando, desse modo, o desempenho real com o planeado. Dessa forma, é possível tomar medidas preventivas e correctivas caso existam desvios ou se identifiquem potenciais desvios.