Project Phases
Project Phases é, em suma, o conjunto de todas as fases em que as equipas realizam muitos projectos.
Ao adoptar fases, é possível aumentar o controlo sobre sobre o progresso do projecto. Isto significa que as equipas dividem projectos, pequenos ou grandes, em partes mais pequenas para que depois os consigam gerir mais facilmente. Em cada fase as equipas desenvolvem entregas específicas e que realizam numa sequência adequada.
No final das project phases, é normalmente realizada uma revisão das entregas e progresso do projecto. As fases ajudam a rever o que foi feito bem e o que poderia ser feito melhor. Dessa forma, é possível ter uma melhor fotografia do desempenho . Ainda mais, o gestor de projecto prepara o plano da próxima project phases, com a informação acumulada até ao momento.
Ainda mais, o final de cada fase permite reavaliar a justificação e viabilidade do projecto. O gestor de projecto ajusta, dessa forma, o business case com informação actualizada sobre custos e benefícios. Se, dessa forma, a relação custo-benefício for desfavorável, o gestor de projecto pode propor alterações ao plano. Em casos extremos, a direcção de projecto pode, alternativamente, optar por cancelar o projecto.
Os grupos de processos de gestão de projetos
Diferentes projectos usam diferentes combinações de fases. É importante não confundir fases com grupos de processos.
Os standards de gestão de projecto definem processos de gestão de projecto. Estes agrupam-se de acordo com o seu propósito. É frequente agrupar processos por 5 grupos:
- Initiation
- Planning
- Executing
- Monitoring and controlling
- Closing
Vamos ver em maior detalhe cada um destes grupos.
Iniciação/ Initiation
A iniciação é, assim, o primeiro grupo de processos. Este grupo autoriza, dessa maneira, formalmente o arranque do projecto e identifica os stakeholders.
Planeamento /Planning
O grupo de processos do planeamento é, assim, responsável pela definição e refinamento dos objetivos. O gestor de projecto, em colaboração com a equipa e outros stakeholders, elabora, dessa maneira, o project management plan. Este plano estabelece, assim, as linhas de base. Ou seja, esta plano define a scope baseline, schedule baseline e cost baseline. Ainda mais, é nessa fase que a equipa define como vão gerir o projecto. Estas regras de gestão são, desse modo, definidas através da clarificação dos procedimentos, técnicas, métricas, templates, papéis e responsabilidades. O planeamento também é responsável por, desse modo, identificar e analisar os riscos. Ainda mais, planeia as estratégias de respostas a adoptar.
Execução / Execution
O grupo de processos de execução é, assim, responsável pela execução dos planos de gestão. O gestor de projecto dirige, dessa maneira, e orienta o trabalho. Ainda mais, acompanha e resolve questões que possam afectar o progresso do projecto. É também neste grupo que se implementa, dessa maneira, as estratégias de resposta dos riscos e se assegura a qualidade do projecto.
Monitorização e controlo / Monitoring and Controlling
O grupo de processos de monitorização e controlo é, dessa forma, responsável por manter o desempenho real alinhado ao desempenho planeado. O gestor de projecto determina, dessa maneira, o desempenho real nas diferentes dimensões do projecto. Ainda mais, analisa desvios entre o desempenho real e o planeado. Por conseqüência, determina as acções corretivas necessárias para alinhar o desempenho. Finalmente, gere as alterações necessárias, incluindo os workarounds, para garantir que o projecto corresponde ao resultado esperado.
Encerramento / Closing
O quinto e último grupo de processos é, assim, o encerramento. Este grupo garante, desse modo, que o projecto ou fase são encerrados de uma forma controlada. Dessa maneira, o produto é verificado para garantir que corresponde aos critérios de aceitação. Por conseqüência, é obtida uma aceitação formal. Ainda mais, é assegurada uma transição sustentada do produto, questões, riscos e documentação. Dessa forma, é possível assegurar que os benefícios esperados são realizados no futuro. Por outro lado, é elaborado um relatório de encerramento como uma fotografia actualizada na conclusão. Finalmente, são geradas lições aprendidas, arquivada a documentação e libertados os recursos.