Program Management
Em gestão de projectos existem 3 P’s que descrevem, dessa forma, 3 tipos de iniciativas: Projectos, Programas e Portfolios. Estas iniciativas são, dessa forma, diferentes entre si. Mas todas ajudam a organização a atingir os seus objectivos e a criar valor. Neste artigo vamos explorar, desse modo, o significado da disciplina de program management.
Programa
O programa é um conjunto de iniciativas relacionadas entre si que são geridos de forma coordenada porque têm objetivos comuns.
Os programas podem, assim, incluir diferentes tipos de iniciativas:
- Projectos – Iniciativas temporários que desenvolvem, assim, produtos, serviços ou resultados únicos
- Sub-programas – Desagregação do programa em componentes mais pequenas e, desse modo, mais fáceis de gerir
- Actividades de suporte – Actividades de suporte à gestão do programa como, por exemplo, suporte financeiro ou administrativo.
Program Management
Será que gestão de projectos e gestão de programas é igual? Definitivamente não.
Como vimos, um programa é, desse modo, um conjunto de iniciativas relacionadas que são geridas de forma coordenada. A gestão integrada permite, dessa forma, assegurar que o resultado, âmbito, prazo, custo, recursos e riscos de uma iniciativa não tem impacto adverso noutra iniciativa do programa. Por outro lado, assegura que as diferentes iniciativas contribuem para os benefícios esperados do programa.
Dessa forma, program management é uma disciplina crítica para as organizações. Sem gestão de programas, seria, dessa maneira, difícil materializar resultados complexos que exijam a articulação de múltiplos produtos. Assim, diferentes produtos podem ser desenvolvidos por diferentes projectos. Cada projecto terá, desse modo, a sua equipa, o seu âmbito, prazo, orçamento e parâmetros de qualidade. No entanto, como os produtos são relacionados, será necessário uma disciplina adicional de gestão, que tem de se adapatar a cada programa. Esta assegura, desse modo, ponte sustentáveis entre projectos. Estas pontes podem, assim, ser requisitos, prazos, soluções, decisores ou fundos comuns.
Por outro lado, a gestão de projectos está preocupada em atingir o sucesso do projecto. Ou seja, desenvolver produtos dentro de restrições de prazo, custo, qualidade e risco.
O que faz um program manager?
O gestor de programa é, desse modo, o principal responsável por gerir o programa.
No arranque do programa, as suas responsabilidades podem incluir, por exemplo:
- Definir o resultado esperado do programa
- Analisar a justificação do programa
- Determinar os benefícios esperados
- Mapear os resultados e benefícios esperados do programa
- Definir o prazo e orçamento do programa
- Definir os standards de qualidade do programa
- Alinhar os resultados esperados do projecto aos produtos dos projectos
Ao longo do programa, as responsabilidades do gestor de programas podem, por exemplo, incluir:
- Autorizar o arranque dos projectos
- Definir tolerâncias do projecto
- Aprovar o plano de gestão dos projectos
- Orientar os gestores de projecto
- Analisar o desempenho do programa
- Usar métricas para manter os stakeholders informados e envolvidos
- Gerir interdependências entre projectos
- Eliminar esforços duplicados e desnecessários
- Analisar propostas de novos programas
- Manter a documentação do programa
- Aprovar acções correctivas
- Gerir alterações ao programa