Product Breakdown Structure
Uma product breakdown structure (PBS) é, dessa maneira, uma representação gráfica hierárquica das componentes que fazem parte do produto do projecto. O produto do projecto é, desse modo, decomposto em grandes entregas ou deliverables. Por outro lado, cada entrega é decomposta em entregas mais pequenas. Por fim, o processo é repetido até não haver qualquer ambiguidade no produto do projecto.
Como seria de esperar, a PBS é, desse modo, usada em gestão de projectos para clarificar o âmbito do projecto. Todas as entregas incluídas na PBS terão, assim, que ser entregues. Um entendimento mais claro do projecto pode ser, dessa maneira, usado para clarificar o trabalho necessário para realizar as entregas. Qualquer trabalho que contribua para realizar estas entregas deverá, desse modo, ser realizado. Qualquer trabalho que não contribua para realizar estas entregas não deverá, assim, ser realizado.
Esta representação gráfica em que cada componente é partida em componentes mais pequenas ajuda, dessa forma, o gestor de projecto e a sua equipa a perceber o projecto. As componentes do produto e a sua relação será, assim, uma base para o planeamento e controlo do desempenho do projecto.
Product breackdown struture no planeamento
Ao clarificar o trabalho, a Product Breakdown Structure também permite, desse modo, definir objetivos de prazo e custo mais realistas. A PBS facilita, dessa maneira, a definição de todo o trabalho necessário para completar o projecto. As componentes de trabalho são, assim, a referência para definir e sequenciar as actividades de projecto. A equipa pode então estimar as durações das actividades de forma a elaborar o cronograma do projecto. Uma ferramenta que ajuda a planear pode ser um Mind mapping.
Ainda mais, as componentes de trabalho são também a base para a atribuir os recursos físicos e humanos ao projecto. Como resultado, será mais fácil estimar os recursos que efectivamente são necessários. Dessa forma, a equipa poderá estimar os custos necessários para concluir o projecto. A PBS poderá, por conseqüência, ser usada para agregar os custos por sub-entrega e entrega. Assim, a equipa e a gestão de projecto poderão tomar decisões mais informadas conhecendo o custo agregado do projecto, bem como das suas componentes.
Product Breakdown Structure vs Work Breakdown Structure
A representação normal de uma PBS é muito similar a uma Work Breakdown Structure (WBS). No entanto, a PBS decompõe o produto em entregas e sub-entregas. Por outro lado, a WBS decompõe as entregas em pacotes de trabalho ou work packages.
Gerir a Product breakdown Structure
Gerir a PBS implica ter sempre este diagrama actualizado. Ou seja, a equipa deve representar o produto, as entregas e sub-entregas com precisão. Desta forma, é possível usar a PBS com segurança para poder planear e executar o projecto. Os passos a ter em atenção na gestão da PBS incluem:
- Actualizar com regularidade a PBS – Mudanças podem ocorrer durante o desenvolvimento do É importante reflectir todas as mudanças e alterações na PBS.
- Usar a PBS para planear trabalho – Com a ajuda da PBS é possível criar uma WBS (work breakdown struture) onde se coloca todo o trabalho necessário para concluir as entregas do projecto.
- Evitar Scope Creep – Com a PBS é mais fácil garantir que a equipe realize apenas o trabalho necessário para concluir as entregas aprovadas do projecto. Pode saber mais sobre scope creep neste post.
- Usar a PBS para comunicar com os stakeholders – Na PBS estão visíveis todas as componentes do produto e a relação entre elas. Dessa forma é mais fácil gerir as expectativas dos stakeholders. Estes podem usar a PBS para compreender o que já foi feito e o que falta fazer.
- Colaborar para refinar a PBS – O gestor de projecto deve rever a PBS regularmente com a equipa e outros stakeholders para garantir que esta reflecte com precisão as componentes do produto e a relação entre elas. Esta análise permite descobrir melhorias, erros e inconsistências. Dessa forma, contribui para a melhoria do produto e para que este atinja os objectivos.
Conclusão Product breakdown struture
Em suma, a Product Breakdown Structure contém todas as componentes do produto e a relação entre elas. Dessa forma é fácil para o gestor de projecto e a equipa saberem quais as entregas a completar. Por fim, a PBS torna mais fácil o trabalho de desenvolver o cronograma e projecto.