Plan-Do-Check-Act
O ciclo Plan-do-check-act (PDCA), ou ciclo planear-fazer-verificar-agir, é uma abordagem de melhoria contínua. W. Edwards Deming criou este ciclo na décade de 1950 e por isso também se chama de Ciclo de Deming. A ideia base deste método é, dessa forma, que a mudança deve-se gerir através de um processo estruturado e iterativo de planear a mudança, implementar a mudança, verificar os resultados, e agir.
O ciclo de PDCA pode-se aplicar a diferentes contextos. Por exemplo, quando aplicado num contexto de projeto, o processo pode-se adoptar para melhorar um produto ou processo. Em primeiro lugar a equipa com o gestor de projeto identifica e clarifica as melhorias a obter no processo ou produto. Por conseqüência, estas melhorias devem resultar num conjunto de ações que potenciam a melhoria. Em segundo lugar, a equipa implementa as ações planeadas. Em terceiro lugar, a equipa recolhe e avalia os resultados. Por fim, se os resultados forem os desejados a mudança é incorporada. Por outro lado, se os resultados não forem os desejados, a equipa inicia um novo ciclo.
Dicas para implementar o PDCA
Quando se implementa o ciclo PDCA deve-se ter em atenção o seguinte:
- Definir o processo – Tem de se definir bem o processo a melhorar e os resultados a obter.
- Planear o trabalho a realizar – É preciso fazer um planeamento detalhado das ações de melhoria a implementar para que corra tudo bem.
- Definir as métricas – O sucesso só se pode medir se existirem métricas claras que avaliem os resultados.
- Implementar e monitorizar – A equipa deve acompanhar a implementação das acções para confirmar que não existem acções por implementar.
- Controlar e avaliar – Depois de se implementar as ações recolhem-se dados e avaliam-se os resultados. Caso seja necessário, é altura de fazer acções correctivas.
- Repetir o ciclo – Tendo em mente o processo de melhoria continua, o ciclo PDCA deve-se repetir continuamente incorporando lições aprendidas.
- Garantir o envolvimento das pessoas – Se se envolver as pessoas certas, as mudanças serão mais bem recebidas e aceites.
As 4 Fases do Ciclo Plan-Do-Check-Act
As 4 fases do ciclo de Deming são plan (planear), do (fazer), check (verificar) e act (Agir). Em seguida, vejamos em maior detalhe cada uma delas.
Plan (Planear)
Nesta fase deve-se determinar os objectivos para a mudança e como os atingir. Ou seja, deve-se identificar quais os problemas ou questões se quer resolver, ou as oportunidades que se quer avaliar. Para além disso deve-se definir metas e objectivos, e criar um plano de acção.
Do (Fazer)
Nesta fase implementa-se o plano definido antes. Ou seja, deve-se seguir todos os passos definidos no planeamento. Esta fase pode trazer mudanças, por exemplo, nos processos, formação, entre outras coisas. Contudo, esta implementação deve-se fazer em pequena escala para ser mais fácil de controlar e se necessário reverter. Por fim, nesta fase também importa recolher dados para a fase seguinte.
Check (Verificar)
Nesta fase deve-se verificar os resultados do plano implementado. Ou seja, deve-se avaliar as acções tomadas e determinar a eficácia do plano e evitar erros recorrentes. Com os dados recolhidos e analisados é, dessa forma, hora de comparar os com objetivos e metas que se pretendia alcançar.
Act (Agir)
Nesta fase caso os resultados sejam os desejados deve-se padronizar e estabilizar a mudança. Caso os resultados não sejam os desejados deve-se começar um novo ciclo. Ou seja, se a solução está de acordo com o objetivo ou metas definidos no planeamento é hora de a generalizar e implementar no projeto todo ou na organização. Caso o resultado não seja o desejado é hora de retirar lições aprendidas e caso faça sentido, iniciar um novo ciclo.
Vantagens de Usar o Ciclo Plan-Do-Check-Act
As principais vantagens de usar o ciclo PDCA são, por exemplo:
- Contribuir para a resolução de problemas – Esta abordagem ajuda as equipas a abordar problemas de forma estruturada.
- Melhora a comunicação – O ciclo PDCA promove a partilha de informação, ideias e feedack entre os membros da equipa.
- Promover a colaboração – O ciclo PDCA promove o trabalho de equipa e a colaboração entre vários elementos da organização.
- Promover a melhoria contínua – O ciclo PDCA apoia no processo de melhoria contínua de processos e procedimentos.
- Aumentar a Produtividade – O ciclo PDCA permite melhorar os processos o que levará a um aumento de produtividade.
- Melhorar a Satisfação do Cliente – Quando os processos e procedimentos são revistos também se tem em conta a opinião e o feedback dos clientes, dessa forma, ao melhora os processos está a ir de encontro às necessidades dos clientes.