Deliverables
Os deliverables são os produtos que a equipa tem que desenvolver para concluir o projeto. Estes podem ser internos ou externos, tangíveis ou intangíveis. Por outro lado, alguns são produtos acabados que os utilizadores podem usar. Contudo, outros são artefactos que permitem á equipa progredir no projecto, tais como relatórios, testes de qualidade, ou manuais de utilização, código.
A responsabilidade de gerir, acompanhar e controlar os deliverables pertence tipicamente ao gestor de projeto. Isto porque, é preciso desenvolve-los a todos para o projecto ter sucesso. Para isso, o gestor de projecto deve assegurar que existe uma definição clara dos deliverables do projecto. Só assim é possível garantir que se está a caminhar no rumo certo para o sucesso. Contudo, é preciso deixar claro que estes não são objectivos do projecto, são sim, passos para atingir e finalizar o projecto.
Tipos de Deliverables
Os deliverables podem ser organizados em diferentes categorias. Existem tangíveis ou intangíveis:
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- Tangíveis – Os deliverables tangíveis são físicos ou digitais e produzem algo que se pode ver ou interagir. São por exemplo, protótipos, relatórios de progresso, manuais de utilização, software, aplicações, funcionalidades de uma aplicação, entre outras coisas.
- Intangíveis – Os deliverables intangíveis são verificáveis mas não têm existência física ou digital. São, por exemplo, elementos conceptuais como formação ou decisões.
Também se podem segmentar como internos ou externos:
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- Interno – Os deliverables internos são produzidos dentro do projecto e entregues aos stakeholders relevantes do projecto. Ou seja, tudo o que a equipa produz e é entregue a stakeholders antes da aprovação final do projecto. Estes são também muitas vezes chamadas de deliverables do projecto. Este tipo é por exemplo, relatórios de progresso, registo de riscos, protótipos, documentos de requisitos, entre outros.
- Externo – Os deliverables externos são produzidos dentro da equipa mas são partilhados com stakeholders externos ao projecto, como por exemplo, investigadores, utilizadores do produto, entre outros. Estes são por exemplo, o produto final, uma nova funcionalidade, a correcção de um erro.
Além disso, também podem ser únicos ou o resultado de vários deliverables:
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- Único – Pode ser único e não depender de mais nada
- Múltiplos – Pode ser necessário produzir vários deliverables para se poder entregar um deliverable. Por exemplo, para se construir uma casa é preciso o projecto de arquitectura e uma maquete da casa. Além disso, isto também significa que há deliverables que são independentes e outros que dependem de outros. Por exemplo, a maquete da casa não se pode fazer sem o projecto de arquitectura.
Vantagens dos Deliverables
Definir e acompanhar deliverables pode trazer várias vantagens para garantir o sucesso do projecto. Isto porque:
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- Calendarização Mais Eficiente – Aos definir e documentar todos os deliverables permite criar cronogramas mais precisos e mais bem definidos. Ao garantir o seu acompanhamento permite, por exemplo, garantir cumprir os prazos planeados, evitar scope creep, minimizar atrasos, tomar medidas preventivas e correctivas quando necessário, reduzir riscos. Tudo isto levará ao sucesso do projecto.
- Equipas Mais Alinhada com os Objectivos – Se estes estiverem bem definidos, a equipa sabe, desse modo, o que efectivamente precisa fazer e quando o deve fazer, melhorando as probabilidades de sucesso. Para além disso, a equipa sabe para onde está e tem de remar.
- Melhor Gestão de Recursos – Como referimos, se os deliverables estiverem bem definidos, é, certamente, mais fácil alocar os recursos realmente quando estes são necessários, reduzindo os custos.
- Melhor Gestão das Expectativas dos Stakeholders – A gestão dos deliverables permite também acompanhar as expectativas dos stakeholders. Ao alinhar as entregas com as expectativas permite evitar confusões e a má comunicação com os stakeholders ao mesmo tempo em que permite manter uma boa relação com os stakeholders.