Cronograma de Projeto
Um cronograma de projeto ou project schedule define as datas de início e fim das actividades, milestones, entregas e fases do projecto. Para além disso, o project schedule também pode nomear os recursos necessários para concluir o projecto. Ainda mais, durante a sua criação devem ser tidas em conta as restrições impostas à sua conclusão.
O cronograma de projeto é, assim, um elemento importante no planeamento do projecto. Isto porque, este permite aos stakeholders terem uma visão clara dos prazos de todo o trabalho a fazer.
Por fim, cumprir o project schedule é uma das dimensões de sucesso de projecto. Assim, é essencial criar um project schedule realista.
Em suma, este artigo descreve o papel do cronograma de projeto na gestão de projectos. Ainda mais, o artigo explora as boas práticas de criação de um project schedule .
Diferentes tipos de Cronograma de Projeto
Existem diferentes tipos de cronogramas que são criados ao longo do projecto:
Cronograma de Projeto Real
Este é um documento vivo do projecto que está sempre a mudar. Isto porque, o project schedule real representa as datas reais de início e fim das actividades já realizadas. Ainda mais, representa as datas previstas de início e fim das actividades que ainda se vão realizar. Por fim, o cronograma de projeto real deve ser alterado à medida que melhor e mais informação fica disponível.
Cronograma de Projeto Baseline
O cronograma de projeto baseline define, assim, os objectivos de prazo que são de forma formal aprovados. Ou seja, este project schedule define a base que vai ser usada para o controlo. Isto porque, a análise de desvios compara o schedule real do projecto com a baseline do cronograma de project, para determinar desvios. Por fim, o cronograma baseline é definido pela aprovação do Project Management Plan. Ainda mais, só pode ser alterado através de um pedido formal de alteração.
Cronograma de Projeto Preliminar
O cronograma preliminar é, assim, uma versão prévia do schedule. Este é criado durante o planeamento do projecto. Por fim, é uma versão do cronograma que ainda não foi aprovada.
Cronograma de Projeto Alvo
Um cronograma imposto é, acima de tudo, uma restrição imposta pelo contrato ou pela gestão ao cronograma. Dessa forma, durante o planeamento inicial, o gestor de projecto deve fazer por alinhar o cronograma preliminar ao schedule alvo.
Diferentes formatos de cronograma
Existem diferentes tipos de cronograma. Dessa forma, o formato escolhido deve ser aquele que se ajusta às características do projecto. Contudo, deve também ser adaptado ao público que irá receber o schedule. Os principais formatos de cronograma são:
Gantt Chart ou Gráfico de Gantt
Um Gantt chart apresenta, assim, o cronograma do projecto em forma de gráfico de barras. Assim, as barras posicionam as actividades numa linha do tempo. Dessa forma, o eixo do X representa o tempo e o eixo do Y representa as actividades.
Milestone Chart ou Gráfico de Milestones
Um Milestone Chart apresenta, assim, de forma gráfica os milestones ou marcos do projecto. Isto porque, um milestone é um evento de duração zero que marca de forma significativa o avanço do projecto. Dessa forma, o eixo do X representa o tempo e o eixo do Y representa o milestones.
Checklists
Alguns projectos pequenos utilizam uma checklist com as actividades para controlar o cronograma do projecto. No entanto, uma lista de verificação tem informação limitada.
Calendários
Os calendários mostram as actividades do projecto num calendário. Dessa forma, os calendários permitem à equipa e a outros stakeholders verem o prazo do projecto num formato que lhes é mais familiar.
Diferentes métodos de criação do cronograma
A forma mais usada em projectos comuns para criar o cronograma é o método do caminho crítico (CPM). Isto porque , o CPM baseia-se no conjunto de actividades que não se podem atrasar sem atrasar o projecto.
Por outro lado, o método de Program Evaluation Review Technique (PERT) é um método mais antigo que permite criar o schedule do projecto. Uma mais-valia deste método, é que considera o efeito da incerteza no prazo do projecto.
Por outro lado, em projectos ágeis, o schedule será definido de forma total ou parcial pelo planeamento de releases e de sprints.
A equipa deve escolher o método de criação de cronograma de acordo com as características do projecto.
Beneficios de fazer um cronograma
Algumas das principais vantagens de criar um cronograma realista são:
Alinhar Expectativas
Isto porque, um cronograma ajuda a estabelecer expectativas realistas do que a equipa tem de fazer e quando deve fazer.
Credibilizar a Equipa
Ou seja, um cronograma realista cria uma base viável para cumprir o prazo.
Gerir a Incerteza
Isto porque, durante a criação do schedule, o gestor de projecto pode identificar e responder a riscos que podem afectar o prazo do projecto. Para além disso, o gestor de projecto pode incluir reservas de prazo que tenham em conta a incerteza do projecto.
Alocar os Recursos Suficientes
Ou seja, um cronograma bem criado torna clara a necessidade de recursos para concluir o projecto na data esperada. Em seguida, o gestor de projecto deverá assegurar que esses recursos estão disponíveis.
Passos para fazer um cronograma
A secção seguinte apresenta os possíveis passos para a criação de um cronograma de projecto:
1º Passo: Definir as actividades
Uma WBS é uma base sólida para criar o cronograma do projecto. Isto porque, esta estabelece todo o trabalho que é preciso para fazer as entregas do projecto. Dessa forma, os elementos no nível mais baixo da WBS, muitas vezes chamados de work packages, devem ser decompostos em actividades.
2º Passo: Definir os Milestones
Os milestones definem, assim, os eventos de duração zero que marcam de forma significativa o projecto. Alguns exemplos de milestones são, por exemplo:
- Plano Aprovado,
- Análise Concluída ou
- Fim da Fase de Desenvolvimento.
Por fim, a equipa deve identificar estes milestones em conjunto com o cliente e a gestão.
3º Passo: Sequenciar Actividades e Milestones
Em primeiro lugar, as actividades podem depender do fim de outras actividades. Dessa forma, o gestor de projecto deve analisar a sequência de realização das actividades. Ainda mais, deve também relaccionar os milestones com o fim das actividades.
4º Passo: Estimar Recursos
É, assim, preciso considerar os recursos para estimar de forma realista a duração das actividades. Dessa forma, este passo permite estabelecer um pressuposto razoável sobre o número e o tipo de recursos disponíveis.
5º Passo: Estimar Durações
O gestor de projecto, com a equipa, deve, assim, estimar a duração das actividades do projecto. Dessa forma, deve analisar projectos anteriores e consultar outros especialistas que possam ajudar a criar estimativas realistas. Durante o processo de estimativa, o gestor de projecto poderá, assim, ter que assumir pressupostos. Por fim, estes pressupostos devem ser documentados.
6º Passo: Definir o Caminho Crítico
O caminho crítico define, assim, a sequência mais longa de actividades que devem ser realizadas no prazo para não atrasar o projecto. Isto porque, o método do caminho crítico determina as datas de início e fim de todas as actidades e milestones do projecto. Por fim, é essencial ver com os membros da equipa que vão realizar as actividades se está tudo bem. Dessa forma, é possível assegurar que o cronograma é realista.
7º Passo: Criar a Timeline do Projecto
A timeline representa, assim, a perspectiva temporal das actividades do projecto. Dessa forma, a timeline de projecto deve reflectir o caminho crítico. Ou seja, deve reflectir as actividades, sequências, durações, restrições e calendário de projecto.
8º Passo: Considerar o Risco
O gestor de projecto e a equipa devem, assim, identificar, analisar e responder aos riscos individuais que podem afectar o prazo do projecto. Ainda mais, devem considerar uma reserva de prazo que permita acomodar os riscos do projecto.
9º Passo: Realizar Iterações do Cronograma
O schedule do projecto deverá estar alinhado às diferentes restrições do projecto (por exemplo, recursos disponíveis) e às expectativas dos stakeholders. Assim, antes de concluir o conograma, o gestor do projecto deve fazer os ajustes necessários para garantir o alinhamento, por exemplo com crashing ou fast-tracking. Esse passo é, assim, essencial para garantir que o sponsor aprova o cronograma.
10º Passo: Aprovar o Cronograma
Por fim, o schedule aprovado fixa o cronograma baseline que será a base para o controlo.
Escolher um software para cronogramas de projectos
Muitos gestores de projecto usam, assim, softwares para criar o cronograma de projecto. Isto porque, estes softwares ajudam na criação, análise e actualização do schedule do projecto.
Este tipo de software devem permitir de uma forma geral:
- Partilhar Calendários da Equipa – Partilhar calendários permite, dessa forma, que vários projectos possam gerir de forma integrada recursos comuns. Isto porque, qualquer actualização na disponibilidade de um recurso num projecto pode ser visível de imediato noutro projecto.
- Gerir Questões – Existem problemas que podem, de alguma forma, afectar o fim do projecto. Dessa forma, alguns softwares de gestão do cronograma permitem registar e acompanhar estas questões.
- Alocar Tarefas – Estes softwares permitem, assim, alocar tarefas ao fluxo de trabalho dos membros da equipa.
- Visualizar Progresso – É essencial que o cliente, a gestão e outros stakeholders possam acompanhar o projecto. Dessa forma, as tools de criação de schedule permitem a cada stakeholders aceder à diferente informação de progresso, consoante o interesse e atributos de segurança.
- Dashboards adaptados a cada um – Estes softwares no geral permitem adaptar a forma de ver a informação de acordo com as funções e as preferências de cada um.