Colocation

Colocation, ou colocação, refere-se à prática de colocar uma equipa a trabalhar fisicamente no mesmo local em vez de trabalhar de forma remota ou em espaços diferentes. Dessa forma, esta técnica permite melhorar a colaboração, comunicação e produtividade da equipa. 

A colocação pode ser temporária mas também permanente. Por exemplo, pode-se decidir que no primeiro mês do projecto a equipa esteja toda num local para se conhecerem e ganharem uma relação de equipa, mas depois podem estar onde quiserem. Por outro lado, pode-se decidir que durante o tempo total do projecto, a equipa tem de estar fisicamente num único local.

A sala em que toda a equipa se reune chama-se de “war room” ou “sala de guerra”. Dessa forma, ao reunir a equipa num único local é possível aproveitar de melhor forma as diferentes competências de cada pessoa, trabalhar de forma mais organizada, partilhar experiências e reduzir o rework.

A colocation está muito associada às abordagens agile e ao Agile Project management.

Colocation

Quiz Gestão de Projectos

Cursos Gestão de Projectos

Colocated Vs Distributed Teams

Como referimos, uma colocated team está toda localizada num único local.  Por outro lado, uma distributed team está dispersa por vários locais. Ou seja, os membros de uma distributed team pode estar em diferentes países, diferentes usos horários. Podem estar no escritório, ou trabalhar remotamente.

Vantagens da Prática de Colocation (Colocação)

Colocar uma equipa num único local tem como principais vantagens, por exemplo, facilitar a colaboração, comunicação e a produtividade da equipa. Vejamos em maior detalhe estas mas também outras vantagens:

  • Melhorar a Colaboração – Pessoas que trabalham fisicamente próximas podem mais facilmente identificar e ultrapassar obstáculos. Desse modo, é fácil as pessoas acabarem por se ajudar umas às outras. Além disso, a colaboração acaba por trazer novas ideias e mais inovadoras aos projectos.
  • Melhorar a Comunicação – A comunicação quando todos os membros da equipa estão no mesmo local é mais imediata e eficiente. Ou seja, quando surge um problema ou é preciso tomar uma decisão é fácil iniciar uma conversa que leva a uma rápida e fácil resolução. O tempo de comunicação é menor uma vez que o número de emails trocados e o número de reuniões virtuais é menor, reduzindo também os mal-entendidos.
  • Resolver Problemas Mais Rápido – Assim que surge um problema, e estando a equipa já toda reunida é fácil abordá-lo e encontrar uma solução. Desse modo, as pessoas a envolver dão rapidamente os seus inputs e encontra-se a solução rapidamente.
  • Desenvolver um Sentido de Equipa – As estarem juntos os membros da equipa acabam por desenvolver um espírito de partilha e fortalecer as relações entre as pessoas. Além disso, também aumenta a empatia e a compreensão entre todos. Para além disso como se conhecem melhor, acabam por aceitar melhor os papéis e responsabilidades de cada um.
  • Controlar Melhor – Se o projecto está a desenvolver-se num só lugar é mais fácil para o gestor de projecto conseguir controlar mas também monitorizar o progresso do projecto.

Desafios da Prática de Colocation (Colocação)

Colocar as pessoas num único local tem naturalmente vantagens. No entanto, tem também desafios e restrições, como por exemplo:

    • Localização – Pode ser difícil para algumas pessoas estarem naquele local. Podem existir restrições, por exemplo, de espaço, mobilidade, ou geografia. Dessa forma, a equipa poderá ter de abdicar de um especialista por este não poder estar presente.
    • Custos – O custo com o espaço físico mas também a deslocação de recursos pode ser elevado.
    • Rigidez – O trabalho remoto permite um elevado grau de flexibilidade que, por outro lado, o trabalho em colocation não proporciona. Desse modo, para algumas pessoas essa rigidez pode ser um problema.