Business case
No léxico da Oxford, Business case significa, assim, “A justification for a proposed project or undertaking on the basis of its expected commercial benefit.”
No início de cada projecto, há sempre o porquê. Ou seja, por que é que a empresa deve realizar um novo projecto? Ou, por exemplo, que benefícios podem ser obtidos por fazer o projecto? Mas também, por exemplo, os custos que vamos suportar valem a pena?
Assim, um business case tenta responder a essas perguntas. Ou seja, este argumenta por que o projecto será benéfico. Por outras palavras, quais serão os custos, benefícios e riscos que o novo investimento traria. Em suma, avalia se os benefícios são maiores que os custos e se a iniciativa é viável.
O benefício são normalmente financeiros. Mas também podem ser considerados outros critérios como a carga de trabalho ou o aumento da satisfação do cliente e outros stakeholders. Um business case sustenta-se em números para poder argumentar esses dados, por exemplo, a redução de custo esperada em percentagem ou numa valor de cash flow. Os decisores, com esses dados, podem então tomar uma decisão e aprovar ou rejeitar a proposta do projecto.
As perguntas que um business case responde são, por exemplo:
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- Por que devemos realizar o projeto?
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- O que acontece se não o fizermos?
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- Que benefícios poderemos alcançar para a empresa?
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- Quais são os riscos da justificação do projecto?
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- Quão alto é o custo potencial?
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- Qual o prazo da realização de benefícios, do investimento e do custo de exploração?
O sponsor ou executivo é responsável pelo Business Case. Estes também devem garantir que ele permanece viável durante todo o ciclo de vida do projecto (não apenas na aprovação).
Características de um Bom Business Case
Um business case deve comunicar o porquê, o quê, como e quem de uma iniciativa proposta de forma clara e concisa para que um projecto seja aprovado. As caracteristicas mais importantes para um business case são, por exemplo:
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- Clareza de visão: o business case deve, assim, descrever o que a iniciativa proposta resolve ou visa. Para além de como será executada a ideia. Sem esquecer, o impacto potencial na empresa.
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- Breve: A apresentação do projecto deve, assim, ser breve. Ou seja, deve ter apenas as informações necessárias para tomar uma decisão informada.
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- Baseado em conteúdo factual: O business case deve, assim, incluir informações dos membros da equipa e outros especialistas para minimizar as suposições.
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- Estruturado de forma cuidadosa: O business case ajuda, assim, a decidir se o projecto se justifica. Ou seja, este deve ser interessante e chamar a atenção. Ao mesmo tempo que comprova o valor e os benefícios da proposta. Ou seja, deve-se criar uma proposta concisa, clara e convincente.
O Que é Que um Business Case Deve Incluir?
Um business case descreve, acima de tudo, uma iniciativa para ajudar os decisores a tomarem uma decisão. Ou seja, se os benefícios do projecto compensam os custos e os riscos do mesmo.
No entanto, não é possível colocar tudo num business case. Contudo, achamos que estes pontos são essenciais num business case:
Governança
Nesta secção deve ser descrito o executivo responsável pela justificação do projecto. Também devem ser explicados os procedimentos de garantia do projecto.
Declaração do problema ou oportunidade
Nesta secção deve ser feita uma descrição mais detalhada do problema ou da oportunidade. Devem ser incluídas todas as pesquisas e conclusões de conversas com membros da equipa sobre os impactos do problema ou da oportunidade. Para além disso, deve ser feita uma ponte entre o problema ou oportunidade e como ele irá afectar o negócio.
Resultado esperado
Nesta secção deve-se explicar o estado futuro desejado, vinculado às prioridades estratégicas. Ou seja, como é que vamos estar depois do projecto ser concluído com sucesso.
Opções
Nesta secção apresentam-se as soluções potenciais mais viáveis para o problema identificado. Assim, deve-se apresentar os riscos e benefícios para cada solução possível. Também devem ser enumerados os requisitos necessários para o sucesso do projecto, que podem incluir, por exemplo, uma infra-estrutura, uma equipa ou um sistema.
Um business case completo também deve incluir a opção -não fazer nada. Ou seja, nesta secção deve-se incluir os riscos e benefícios de não seguir em frente com o projecto.
Benefícios
Nesta secção apresentam-se os benefícios mensuráveis que a iniciativa trará. O objectivo é, assim, mostrar a quem toma a decisão por que o projecto é necessário.
No business case também se deve enumerar resultados positivos, como por exemplo, reduzir custos, gerar receita, aumentar a participação de mercado e melhorar a fidelidade do cliente.
Orçamento
Nesta secção apresentam-se os investimentos e custos necessários para avançar com o projecto. Podem também ser descritas as opções de financiamento a que se poderá recorrer.
Cronograma
Nesta secção deverá ser apresentado um cronograma preliminar do projecto. Ou seja, o prazo do projecto e o prazo esperado para a realização dos custos e dos benefícios.
Riscos
Nesta secção incluem-se quaisquer riscos do projeto ou de realização de benefícios. Esses riscos podem por exemplo ser, resistência dos membros da equipa ou atrasos previstos nas entregas. Também se podem incluir oportunidades que o projecto possa criar como por exemplo aumentar a lista de clientes.
Dependências
Nesta secção podem ser incluidas outras actividades das quais esta iniciativa pode depender. Ou seja, outras actividades ou iniciativas que estejam a decorrer ou irão decorrer no futuro e que possam afectar a nossa actividade. Estas podem ser internas ou externas à empresa.
Análise custo/benefício
Dependendo da dimensão e custos do projecto, pode ser necessário uma análise custo-benefício ou uma análise de sensibilidade. Também pode ser necessário fazer uma previsão de fluxo de caixa. Atenção, os valores nesta altura são apenas previsões e estimativas e isso deve ser claro para todos. Mas deve ser feito o maior esforço possível para apresentar valores o mais próximo possível do real.
Recomendação
No business case incluí-se uma secção onde se faz uma recomendação fundamentada. Ou seja, deve explicar o porquê do curso de acção recomendado. Também podem ser incluídos próximos passos, caso a iniciativa seja para avançar.
Em Conclusão
Um business case descreve uma proposta para ajudar quem toma as decisões a decidir se os benefícios mais que compensam os custos e riscos do projecto. Em suma, o principal objectivo do business case é conseguir que o projecto tenha apoio dos stakeholders.