Lessons learned
As lessons learned ou lições aprendidas são, acima de tudo, uma tool de melhoria contínua na gestão de projectos. Estas permitem aprender com base na experiência. Dessa forma, pode-se usar o conhecimento adquirido para melhorar o desempenho futuro. Assim, cada equipa pode fazer retrospectivas. Dessa forma, pode identificar, por um lado, os pontos positivos a repetir no futuro. E por outro lado, os pontos negativos a evitar. Ainda mais, pode identificar as acções de melhoria a realizar.
Para além disso, fazer de forma regular exercícios de lições aprendidas ajuda a melhorar a eficácia da equipa. Dessa forma, estes exercícios ajudam a organização a usar o conhecimento para melhorar projectos futuros.
Processo de criação de lessons learned (lições aprendidas)
O processo de criar lessons learned pode envolver vários passos:
Identificar os pontos positivos e negativos das Lições aprendidas
Em primeiro lugar, a equipa deve identificar os pontos positivos que a equipa deve repetir. Mas também deve nomear os pontos negativos que deve evitar no futuro. Dessa forma, a equipa deve nomear e registar cada lição com um foco na causa e consequência da experiência positiva ou negativa. Acima de tudo, é essencial manter um ambiente positivo para que a equipa se sinta segura para partilhar todo o tipo de experiências. Ainda mais, a equipa não deve esperar até ao final do projecto para criar lições aprendidas. Dessa forma, pode-se esquecer de algumas lições ou perder a hipótese de melhorar. Por outro lado, deve fazer retrospectivas de forma regular. Assim, de acordo com o projecto, a equipa pode realizar:
- reuniões rápidas regulares,
- retrospectivas no final de um sprint,
- reuniões formais no final de uma fase.
Identificar as acções de melhoria com as lessons learned
Pode ser preciso fazer acções de melhoria para explorar os aspectos positivos e evitar os negativos. Dessa forma, as equipas de projecto devem nomear as acções de melhoria para depois serem feitas as acções no futuro.
Documentar as lessons learned
A equipa deve nomear e registar cada lição no registo de lessons learned. Esse registo deve, assim, ser feito com um foco na causa e consequência da lição positiva ou negativa. Ainda mais, deve registar as acções de melhoria. A equipa pode, assim, registar as acções de melhoria no registo de lições aprendidas ou num registo de melhorias.
Analisar e prioritizar as lessons learned
Depois da equipa identificar as acções de melhoria, deve prioritizar as ações. Dessa forma assegura-se que a equipa se mantém focada em melhorar o seu desempenho.
Partilhar lessons learned
As equipas de projecto podem e devem partilhar as lições aprendidas. Dessa forma, a equipa pode partilhar, por um lado, com os stakeholders de projecto. E, por outro lado, com outros elementos da organização que possam tirar proveito desta informação. Ainda mais, esta informação deve ser mantida para referência futura.
Por um lado, muitas equipas de projecto usam o relatório de progresso para partilhar as lições aprendidas. Por outro lado, outras equipas de projecto usam um relatório específico para partilhar lições aprendidas. Dessa forma, um típico relatório de lições aprendidas deve detalhar as informações registadas no registo de lições aprendidas. Ainda mais, deverá incluir um resumo que ajude a perceber de forma rápida as lições aprendidas. O relatório pode então ser enviado a todos os stakeholders relevantes.
Por outro lado, algumas equipas partilham as lições aprendidas através de sistemas colaborativos. Estes sistemas podem ser wikis ou bases de dados. A vantagem de usar este tipo de sistemas é que, assim, qualquer pessoa pode actualizar as lições aprendidas e contribuir para mais e melhor informação.
Armazenar lessons learned
Os registos de lições aprendidas, registos de melhorias e relatórios de lições aprendidas devem ser guardados para garantir que a informação não é desperdiçada ou perdida.
Por um lado, para que as lições aprendidas possam ser recuperadas de forma fácil, devem existir formas de pesquisa. Ou seja, a informação deve ser catalogada por temas e palavras-chave para que possam ser feitas pesquisas.
Por outro lado, deve ser criado um resumo que seja um sumário da lição aprendida. Esse sumário deve ser feito em poucas frases. Para além disso, esse resumo deve explicar a causa, evento e efeito da lição aprendida bem como a sua relevância para o futuro.