Work Breakdown Structure
A Work Breakdown Structure (WBS), ou estrutura analítica do projeto, é uma ferramenta que permite representar todo o trabalho necessário para realizar o projecto. Esta, usa-se, assim, tipicamente em projectos com alguma complexidade e várias etapas.
O objectivo da WBS é, acima de tudo, tornar um grande projecto mais gerível. É, assim, uma forma de dividir e garantir o sucesso de grandes projectos. E dessa forma, fazer as coisas com mais rapidez e eficiência. Em outras palavras, dividir os deliverables do projecto em partes menores, tipicamente work packages. Que podem depois ser, assim, alocadas a unidades organizacionais (departamentos, funções, equipas,…) distintas para tornar o projecto mais gerível.
Como criar uma Work Breakdown Structure (WBS)?
Antes de criar uma estrutura analítica do projeto, é essencial primeiro avaliar o âmbito do projecto. Isso é possível, conversando com todos os stakeholdes assim como com os membros da equipa envolvidos. O gestor de projecto deve, acima de tudo, garantir que todas os deliverables e work packages estão representados de forma transparente. É também importante usar um documento, gráfico ou template, como por exemplo um mind mapping. Dessa forma, pode mostrar o esquema hierárquico da WBS de como o projecto é. Assim, grandes deliverables são decompostos em deliveables mais pequenos. Que por sua vez são decompostos em work packages.
Depois de definir os deliverables e work packages, estes últimos, são assim, alocados a uma entidade, equipa ou membro da equipa do projecto. Tenha em atenção para que nenhum membro da equipa tenha uma sobrecarga de trabalho.
Características e componentes da Work Breakdown Structure (WBS) / Estrutura Analítica do Projeto
Uma componente chave da WBS é a regra dos 100%. Isso significa que a estrutura analítica do projeto abrange todos os aspectos do projecto. Bem como a pessoa ou equipa responsável por esse componente.
Outra caracteristica fundamental da WBS é a sua estrutura nivelada. Ou seja, ao aplicar a regra dos 100%, o primeiro nível da WBS será a totalidade do projecto. Em seguida, cada nível abaixo divide o projecto em mais detalhe, usando a regra dos 100% em cada nível.
Em outras palavras, cada nível da WBS representa uma nova definição cada vez mais detalhada do trabalho necessário para concluir o projecto.
Ou seja, uma estrutura WBS deve ser construída de forma a que cada novo nível na hierarquia inclua todo o trabalho necessário para completar o nível -pai. Isso significa, assim, que concluir os elementos do nível -filho corresponde a concluir o nível -pai.
Por que uma Work Breakdown Structure é útil para a gestão de projectos?
A estrutura analítica do projecto é, assim, uma ferramenta essencial na gestão de projectos:
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- A WBS divide, assim, o projecto em componente mais pequenas. Assim, torna o projecto menos sobrecarregado e mais gerível.
- A WBS fornece, assim, um guião para os diferentes indivíduos e equipas que trabalham no projecto. Isto porque, muitos projectos são desenvolvidos por diferentes elementos e equipas. Estes precisam estar organizados e coordenados para conseguirem concluir o projecto. Quando se usa uma WBS, os vários elementos podem concentrar-se no seu trabalho e entregas específicas. Ao mesmo tempo que percebem como a sua parte se encaixa no projecto.
- Uma WBS é também uma óptima ferramenta para medir a conclusão do projecto. Incluindo marcos e alocar recursos orçamentais. Assim, ao usar a regra dos 100%, os gestores de projecto tem a certeza que o projecto está devidamente orçamentado. Dessa forma, não terão imprevistos devido a uma entrega -surpresa.
Como criar e usar efectivamente uma Work Breakdown Structure?
Para usar uma WBS de forma eficaz, é imprescíndivel incluir todas as componentes do projecto, como previsto na regra dos 100%.
Os passos para criar uma WBS são:
- Definir o projecto – O primeiro passo é definir o projecto. Isto porque, só com um projecto definido é possível passar para os passos seguintes. Para alguns projectos isso é muito fácil, mas para outros as coisas são mais complicadas. Nesses casos, é necessário refinar o âmbito do projecto.
- Definir os limites do projecto – Após a definição do projecto e de ser feita a descrição do mesmo, é, assim, possível definir limites sobre o que está e não está na WBS
- Identificar as entregas do projecto – Isto inclui, assim, as entregas de alto nível associadas ao projecto, como uma declaração do âmbito.
- Definir os elementos do primeiro nível da WBS – Sem esquecer a regra dos 100%, crie, assim, as entregas do primeiro nível.
- Dividir cada elemento do primeiro nível da WBS – Decomponha os elementos do primeiro nível em elementos mais pequenos. Deve aplicar, dessa forma, a regra dos 100% para cada nível. Contudo, a decomposição dos elementos dos níveis inferiores só deve ser feita se realmente fizer sentido e se tivermos informação suficiente.
- Decompor as entregas – Nesta fase decomponha as entregas em componentes mais pequenas, conhecidos por work packages, que possam, assim, ser alocados a uma entidade, equipa ou pessoa.
- Identificar os membros da equipa – Nesta altura deve-se, assim, identificar um indivíduo ou equipa que seja responsável por cada elemento da WBS.
- Crie um Gantt chart – Um Gantt chart mostra as actividades ao longo do tempo. Dessa forma, torna-se, mais fácil visualizar as informações relacionadas com o cronograma e as diversas actividades.Também poderá ajudar criar uma diagrama de rede para perceber as dependências entre actividades.
Work Breakdown structure vs Product Breakdown structure
A work breakdown structure não é a mesma coisa da product breakdown structure. A product breakdown structure descreve todo o produto, divide o produto em componente mais pequenas. A work breakdown structure decompõe o trabalho. De seguida sugerimos que veja o post sobre a product breakdown structure.
Conclusão – Estrutura Analítica do Projeto
Um WBS é, assim, uma decomposição de todo o trabalho necessário para completar um projecto. Este é organizado em uma hiearquia e construido para agrupar activiades ou tarefas de forma clara e lógica.
Uma WBS é uma ferramenta critica para organizar o trabalho, construir estimativas de cronogramas e orçamento realistas. Dessa forma, a WBS é um agrupamento de elementos de trabalho do projecto para organizar e subdividir o âmbito total do trabalho do projecto.