Project Charter
O que é um project charter ou Termo de abertura de projeto?
É o project charter, ou termo de abertura de projeto, de um projecto que autoriza de forma formal o seu arranque. Para além disso, o charter também cria um entendimento resumido e preliminar do projecto. Os stakeholders podem, dessa forma, usar esse entendimento para orientar decisões futuras. Ainda mais, nomeia o gestor de projecto e delega a autoridade que permite que este gira recursos. Por fim, pode ainda estabelecer restrições que enquadram o projecto.
Qual o conteúdo do project charter ou Termo de abertura de projeto?
Um típico charter inclui, assim, os seguintes elementos:
- Propósito do Projecto – O charter documenta, assim, as razões ou o que levou a realizar o projecto de uma forma clara e breve. Dessa forma, o seu fim deve estar focado na necessidade de negócio que é satisfeita pelo projecto.
- Principais entregas – Este deve, assim, nomear os principais produtos que o projecto tem que criar e, também, entregar para ficar completo.
- Principais requisitos – O charter deve dessa forma, nomear em alto-nível os principais requisitos das entregas do projecto.
- Cronograma resumido – Este deve, assim, ter uma ideia das datas de fim dos milestones e principais entregas do projecto.
- Estimativa de custo – O charter deve assim, ter uma ideia inicial e tentativa de quanto irá custar o projecto.
- Restrições – Este deve ter, dessa forma, um entendimento dos principais factores que limitam as decisões de projecto.
- Pressupostos – O charter deve assim, ter um entendimento dos principais elementos incertos que são assumidos como verdadeiros.
- Gestor de projecto – O gestor de projecto alocado ao projecto está, assim, nomeado no charter.
- Patrocinador – O sponsor, que é o indivíduo que aprova e financia o projecto, deve, assim, estar nomeado no chater.
- Risco geral do projecto – No charter , deve assim, haver um entendimento geral dos principais riscos individuais do projecto e do risco global do projecto.
- Problemas – Por fim, este deve ter as principais questões que afectam o projecto.
Dicas para criar um project charter
As seguintes dicas podem, dessa forma, ajudar durante a criação de um charter:
- Envolver os stakeholders – O projecto deve, assim, ter o suporte necessário para ter sucesso. Dessa forma, é importante envolver os principais stakeholders. Ou seja, o charter deve, assim, ser revisto pelos principais stakeholders do projecto.
- Estabelecer uma visão e não um compromisso detalhado – O project charter deve, assim, ser uma visão tentativa e geral do projecto e não uma análise definitiva e detalhada do mesmo.
- Usar um template – Usar um template ajuda, dessa forma, a acelerar a criação do charter.
- Comunicar o project charter – Isto porque, é importante que a equipa e outros stakeholders estejam familiarizados com o charter. Dessa forma, depois de aprovado, o gestor de projecto deve comunicar o charter.
Benefícios de usar um termo de abertura de projeto
A secção seguinte ajuda a perceber as vantagens de usar um project charter:
- Delegar autoridade no gestor de projecto – O project charter nomeia, assim, de forma formal o gestor de projecto. Ainda mais, delega a autoridade necessária para gerir recursos da organização que funcionalmente não respondem ao gestor de projecto. De outra forma, é normal mudarem-se recursos para responder a outras prioridades na organização.
- Clarificar o propósito – Entender a necessidade de negócio que, dessa forma, justifica o projecto ajuda a tornar claro como o projecto contribui para os objectivos da organização. Por outro lado, também ajuda a criar um sentido geral da direcção do projecto.
- Alinhar expectativas – Criar um entendimento de alto-nível ajuda, assim, a garantir que os principais stakeholders partilham uma visão comum do projecto.
- Balizar o projecto – O project charter estabelece restrições que, dessa forma, limitam e orientam todas as decisões tomadas mais tarde. Dessa forma, assegura-se que o projecto será realizado dentro dos limites definidos.
Diferença entre o termo de abertura de projeto e outros documentos de projecto
Em primeiro lugar, o gestor de projecto prepara vários documentos durante o projecto. Nesta secção vamos explorar as diferenças entre o charter e outros documentos. Vamos comprar o charter a por exemplo, o project management plan, o scope statement e o business case.
Project charter vs. project management plan
Em primeiro lugar, o project management plan aprova de forma formal as baselines do projecto. Para além disso, define como o projecto será gerido.
Ao contrário do charter, que é elaborado como parte da iniciação do projecto, o project management plan é, assim, elaborado como parte do planeamento. Para além disso, ao contrário do charter, que estabelece um entendimento resumido e preliminar, o project management plan estabelece um entendimento detalhado e vinculativo. Por um lado, o project charter, estabelece um mandato, por outro lado, o project management plan define a forma como o projecto vai ser gerido.
Project charter vs scope statement
Em primeiro lugar, o scope statement define o âmbito do projecto. Ou seja, este torna claro as entregas, requisitos do projecto, critérios de aceitação e exclusões do projecto. Ao contrário do charter, o scope statement foca-se em exclusivo na dimensão âmbito. Para além disso, o scope statement estabelece a scope baseline. Esta irá servir, assim, como referência para validar as entregas e analisar os desvios.
Project charter vs. business case
Em primeiro lugar, um business case analisa o porquê do projecto e se este é viável. Este assegura que o projecto se justifica porque os seus benefícios mais que compensam os custos, por um lado. E que contribui para os objectivos estratégicos, por outro lado. Para além disso, confirma que o projecto é viável do ponto de vista de recursos, tecnologia e risco.
Por fim, o business case, ao contrário do charter, é um documento que procura assegurar que o projecto soma valor.
Papéis na criação do project charter | termo de abertura de projeto
Existem vários papéis que podem contribuir para a criação do charter:
- Sponsor ou patrocinador – O sponsor do projecto, em geral um executivo, é accountable pelo charter. É o sponsor que aprova de forma formal o charter. É também ele que autoriza que sejam gastos recursos da organização na criação do charter. O sponsor, também, que assegura o financiamento, estabelece restrições e define prioridades. Por fim, é o sponsor que delega autoridade no gestor de projecto para gerir o projecto no dia-a-dia.
- Gestor de projecto – O gestor de projecto está muitas vezes envolvido na criação do charter. Em conjunto com o sponsor, trabalha na definição preliminar e resumida do âmbito, prazo, orçamento e incerteza do projecto. O gestor de projecto pode ainda envolver os principais stakeholders para garantir que as expectativas estão alinhadas. Depois de aprovado o charter, o gestor de projecto garante que este é partilhado com os stakeholders relevantes.
- Principais stakeholders – Podem existir stakeholders com autoridade e interesse relevante que podem ser envolvidos na criação do charter. Isto porque, ao estarem envolvidos, garante-se que as expectativas estão alinhadas antes de iniciar o projecto.