Milestone
Um milestone, ou marco, sinaliza um evento importante no progresso do projeto. Ou seja, um marco do projeto é um evento com duração zero que marca significativamente o projeto. Por exemplo, podem corresponder ao final de uma fase ou de uma entrega. As fases dividem o projeto em elementos mais pequenos mas também mais gerenciáveis, permitindo um maior controlo sobre o projeto. Além disso, os project milestone são muitas vezes a conclusão de uma fase. Podem, além disso, ser a conclusão de um deliverable significativo. Por fim, os milestones permitem ao cliente e à gestão ter uma visão sumarizada do cronograma do projeto.
Distinguir Project Milestone de Outros Termos de Projeto
Alguns termos usados na gestão de projetos são confundidos com project milestone, como por exemplo:
- Objectivos – Um objectivo é algo que o projecto procura atingir. Os projectos não procuram atingir um marco mas o objectivo final. Os milestones estão, desse modo, no caminho para o objectivo.
- Deliverables – Deliverables são produtos verificáveis que tem, dessa forma, de se desenvolver e entregar para concluir o projeto.
- Work Packages – Work packages ou pacotes de trabalho representam blocos de trabalho alocados a unidades organizacionais que são, desse modo, necessários para realizar deliverables
- Atividades – Atividades são acções necessárias para, dessa forma, concluir um work package.
Definir Project Milestone
Definir project milestone para um projecto nem sempre é fácil. Vejamos, desse modo, algumas dicas para definir os milestones de um projecto:
- Determinar os Objectivos, Entregas, Fases e Tarefas – O primeiro passo é perceber bem o que estamos a medir, desse modo, é preciso definir objectivos, entregas, e dividir o projecto em fases e tarefas. Desse modo, depois de tudo bem definido verá que é fácil saber que milestones acompanhar.
- Clarificar os Milestones – Antes de dar como fechado um marco do projeto, garanta que estão bem definidos mas também delimitados. Ou seja, que as tarefas necessárias para os alcançar são claras, que os critérios de aceitação estão definidos e o prazo está estabelecido.
- Aprovar os Milestones – Os milestones são óptimas ferramentas de acompanhamento do progresso do projeto para os stakeholders. Desse modo, os stakeholders aprovam os milestones que se definem e contribuem para a definição dos milestones. Dessa forma, os stakeholders sabem o que esperar e o gestor de projeto sabe o que entregar.
- Comunicar os Milestones – Os milestones são também importantes ferramentas para comunicar com a equipa, para que esta se mantenha informada para o que está a trabalhar e qual o seu progresso em relação ao objectivo. Definir os milestones de acordo com as necessidades da equipa ajuda a mantê-los informados e motivados.
- Acompanhar o Progresso – Os milestones ajudam os gestores de projecto a acompanhar o progresso do projecto. Comparar o progresso do projecto com os milestones permite verificar desvios e perceber porque estes estão a acontecer, se são recorrentes ou pontuais. Permitindo assim ao gestor de projeto agir de acordo com cada caso para atingir os objectivos. Desse modo, os milestones são definidos por forma a permitir o acompanhamento do projeto em momentos chave.
Vantagens em Usar Milestones
Usar milestones nos projectos tem imensas vantagens, como por exemplo:
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- Melhorar o Planeamento – Os milestones ajudam os gestores de projeto a organizar os projetos em tarefas mais geríveis. Dessa forma, o planeamento é melhor permitindo igualmente mais flexibilidade para se adaptarem a mudanças e imprevistos.
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- Monitorizar o Progresso – Os milestones são pontos de controlo do progresso dos projetos. Desse modo, estes permitem perceber o real estado dos projectos e os seus avanços e se está alinhado com o planeado. Desse modo, os relatórios de progresso são mais precisos e transparentes, aumentando a confiança junto dos stakeholders.
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- Identificar Gargalos – Algumas tarefas são essenciais para os projetos, desse modo, sem a sua realização e concretização o projeto pode ficar em risco. Assim, se a cada uma dessas tarefas for associado um milestone, o gestor de projeto conseguirá facilmente acompanhar o seu progresso.
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- Motivar a Equipa – Os milestones servem como objectivos de curto prazo para as equipas. Muitas vezes um projecto pode parecer um objectivo inatingível, mas ao dividir o projecto em partes mais pequenas torna tudo mais simples, as equipas mais motivadas e focadas. Os milestones também funcionam para aumentar a moral da equipa uma vez que vão atingindo pequenas vitórias a caminho da vitória final.
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- Alocar Tempo e Recursos – Os milestones ajudam a perceber o que foi feito e o que precisa ser feito. Desse modo, sabendo o que se precisa fazer é fácil saber quanto tempo ainda precisamos e que recursos são necessários. També pode servir para por exemplo, ter de reuniar a equipa num único local para desenvolver uma parte do projecto.