Scope Creep
O scope creep é, desse modo, a expansão descontrolada do âmbito do projeto. Este é, dessa forma, geralmente a consequência de mau planeamento, má comunicação e controlo de alterações. Este post, em seguida, explora o conceito de scope creep.
O project scope é, desse modo, um sumário acordado pelos stakeholders dos principais parâmetros do projeto. A definição do âmbito pode, assim, incluir resultados esperados, produtos, requisitos, restrições, pressupostos, dependências e critérios de aceitação. Por outro lado, também pode estabelecer exclusões de elementos. Ou seja, elementos que são explicitamente excluídos do projecto. Em suma, descreve o projecto para que todos os stakeholders percebam e aceitem. Veja, em seguida, o post sobre project scope para saber mais.
Os Efeitos do Scope Creep
O scope creep acontece quando a equipa ou o gestor de projecto adiciona mais e mais trabalho descontroladamente ao projecto. Contudo, o projeto já está em andamento e supostamente a equipa e o GP já tinham definido e planeado todo o trabalho. No entanto, são adicionados informalmente elementos ao projecto sem passar por qualquer processo controlado de gestão de alterações.
Scope creep pode levar, assim, a maus resultados. Por exemplo, o projecto poderá exceder o orçamento, ultrapassar os prazos e entregar abaixo do standard de qualidade. Por conseqüência dado o impacto negativo que pode ter no projecto, este deve ser evitado.
Na realidade o scope creep até pode, por conseguinte, parecer bom à primeira vista. Isto porque, as alterações podem acontecer para benefício do cliente. No entanto, estas alterações deveriam ser incluídas considerando e aprovado o seu impacto. Por exemplo, adicionar requisitos ao produto pode significar rever o prazo e custo, ou retirar outros requisitos. Ou seja, o termo significa que essa gestão do impacto não foi feita. A consequência provável é, desse modo, que no final do projecto a equipa se apercebe que foram desperdiçados recursos, tempo e dinheiro. Por outro lado, o retorno não foi o esperado. Vejamos, em seguida, alguns dos factores que podem impactar o project scope e levar a que aconteça scope creep.
Factores que Levam ao Scope Creep
Na maioria das vezes o scope creep é, por conseguinte, feito por acidente. As maiores causas são, desse modo, má documentação, stakeholders inovadores, prazos apertados e recursos limitados. Vejamos, em seguida, mais algumas causa em maior detalhe:
-
- Parâmetros vagos ou terminologia não especificada na documentação inicial
- Stakeholders podem estar a trabalhar directamente com a equipa pedindo constantes alterações
- Falta de formação de gestão de projecto
- Cultura de indiscilpina
Como Evitar Scope Creep
A melhor forma de evitar scope creep é, desse modo, balizar o projecto de forma que não seja possível fazer alterações. Desse modo, não devem existir mal entendidos e todos os stakeholders estejam cientes das metas e objectivos do projecto. Ainda mais, deve-se definido um procedimento claro de gestão de alterações. Para além disso:
-
- Crie um cronograma que seja exequível para a sua equipa
- Incentive os stakeholders a fazerem comunicações simples e ao gestor de projecto e não à equipa
- Mantenha toda a documentação disponível aos stakeholders e restantes membros da equipa
- No project scope coloque não só as funcionalidades que o produto deve ter mas também as que não deve ter.
Gerir o scope creep não é, assim, uma tarefa fácil para ninguém. Por isso manter o projecto bem definido, planeado e com todos os stakeholders informados e envolvidos pode evitar scope creep. O gestor de projecto deve pedir ajuda à equipa para, desse modo, evitar que este aconteça.
Gold Plating VS Scope Creep
O Gold plating acontece quando um gestor de projecto, ou um outro membro da equipa, adiciona uma nova funcionalidade não aprovada. Acreditando que o projecto ficará melhor, alguém adiciona algo que não planeado, analisado e formalizado. A consequência é que o âmbito real do projecto vai para além do âmbito formal. O gold plating pode ter consequência para o projecto, tal como o aumento do prazo, desperdício de dinheiro, aumento do risco, e insatisfação do cliente. Frequentemente, o benefício gerado não compensam os custos dos recursos usados para implementar a funcionalidade. Adicionalmente, os recursos seriam mais bem usados noutro local. Mesmo não implicando custos adicionais para o cliente, pode ser prejudicial ao controlo do projecto.
Ainda que gold plating e scope creep estejam relacionados com mudanças no âmbito do projecto não planeado, eles não são bem a mesma coisa. Por um lado, a equipa ou gestor de projeto iniciam o gold plating. Por outro lado, o cliente inicia o scope creep ao pedir mais funcionalidades não planeadas.