Project Management Office
O project management office (PMO), é, em suma, um departamento dentro de uma organização que desenvolve e mantem os standards de gestão de projectos da organização. A responsabilidade do PMO é, desse modo, ajudar os gestores de projecto a encontrar o método, processo, procedimentos, formatos, templates e sistemas de informação ideais para gerirem os seus projectos. O PMO é, desse modo, também responsável por organizar e manter a informação dos projectos passados ajudando os gestores de projecto a fazerem as escolhas certas para os seus projectos actuais atingirem os objectivos.
Algumas das funções do PMO são, por exemplo:
- A principal é como já referimos, ajudar e suportar os gestores de projecto
- Gerir os recursos partilhados a longo do portfolio de projectos
- Desenvolver métodos, melhores práticas e standards de gestão de projectos
- Conduzir auditorias aos projectos para garantir que cumprem os standards, regras, procedimentos e templates estabelecidos
- Criar e manter politica, processos, templates, e outros formulários
- Coordenar a comunicação entre projectos
3 Tipos de Project Management Office
Os tipos de project management office são caracterizados de acordo com a sua influência e posição dentro da organização. Assim, os PMO podem ser categorizados por:
Supportive
Um PMO supportive fornece, dessa maneira, templates, praticas, formação e acesso a informação. Dessa forma, assemelha-se muito a um consultor. As principais vantagens deste tipo de PMO é, assim, que mantêm uma plataforma de melhoria continua e ajuda a aumentar a competitividade. Pelo contrário, este tipo de PMO não tem poder de entregar projectos e quando as coisas começam a estabilizar, começa a ser difícil justificar a sua existência.
Controlling
Um PMO controlling fornece, dessa maneira, à organização a garantia de consistência e visibilidade ao permitir que a gestão de topo entre na performance dos projectos. Este tipo de PMO adopta frameworks, templates, formulários, ferramentas e conforme to governance de gestão de projectos específicos. O papel do PMO controlling é, assim, muitas vezes olhado como o de um polícia na organização.
Como revês, este tipo de PMO tem , assim, a falta de poder, autoridade, recursos e o poder de entregar e promover mudanças. Para, além disso, os gestores de projecto e as equipas de desenvolvimento normalmente não gostam deste tipo de PMO.
Directive
Os PMO directive controla, desse modo, os projectos. Ou seja, estes PMO fornecem recursos ao projecto e suportam a gestão dos projectos. Nesse caso, os gestores de projecto reportam, dessa forma, ao PMO. Esta estrutura é a que garante, dessa maneira, maior consistência na gestão de projectos.
Qual é a equipa do Project Management Office?
O PMO pode ser apenas uma pessoa mas o normal é ser uma equipa com vários elementos e múltiplas capacidades. Normalmente um PMO é, assim, constituído pelos seguintes papéis:
Director Project Management Office
Este é, em suma, o principal papel dentro do PMO. É, desse modo, o director do PMO que controla o progresso de todos os projetos da organização.
Projects e Program Managers
Os gestores de projecto e os gestores de programa são, dessa forma, responsáveis pelos seus projectos ou programas. São, assim, responsáveis por planear, aconselhar, liderar e ajudar as equipas de projecto ou programa para atingirem os objectivos com sucesso.
Project Support Team
A project support team tem a responsabilidade de ajudar os gestores de projecto para que o projecto progrida de acordo com o planeado. Os elementos da project support team são, por exemplo, project scheduler, project planner, e project controller. Dessa forma, estes elementos focam-se numa parte do projecto libertando o gestor de projecto para as suas outras responsabilidades.
Project Management Office coordinator or analyst
Este PMO coordena, assim, a gestão do conhecimento e mantêm controlo sobre a duração, membros das equipas, finanças e outras coisas. Os gestores de projectos têm de recolher informação sobre os seus projectos e actualizar as bases de dados para que a informação esteja actualizada. A função do PMO analista é, desse modo, garantir que as métricas e estado dos projectos estão constantemente actualizados e disponíveis aos gestores de projecto.
Papeis e responsabilidades do Project Management Office
O PMO deve, desse modo, ser visto como uma unidade distinta dentro da organização. Um PMO independente tem, dessa forma, maior probabilidade de sucesso de ser bem aceite por toda a organização. Independentemente da organização, estrutura, dimensão da organização, área de actuação, algumas das funções que o PMO deve ter são, por exemplo:
- Estabelece um corpo de gestão de projectos bem estruturado
- Criar um repositório centralizado para toda a informação dos projectos
- Fornecer capacidade de reportar para a gestão do portfolio dos projectos
- Definir uma metodologia e processos de gestão de projectos
- Simplificar a colaboração e comunicação da equipa
- Fornecer formação e partilha de conhecimento em gestão de projectos
- Standardizar todos os processos de gestão de projectos
Em suma, o gestor de projecto é responsável por atingir os objectivos individuais do seu projecto. Por outro lado, o PMO é responsável por atingir grandes objectivos de negócio.
Benefícios do Project Management Office
Um PMO pode, desse modo, trazer várias vantagens e benefícios à organização. Algumas das vantagens são, por exemplo:
- Ajuda a guiar, organizar e a tomar decisões
- Ajuda a manter os projectos na linha
- Partilha recursos ao longo da organização
- Aumenta a precisão e controlo sobre os projectos
- Melhora a comunicação