Portfolio Management
Em gestão de projectos existem 3 P’s que descrevem 3 tipos de iniciativas: Projectos, Programas e Portfólios . Estas iniciativas são diferentes entre si. No entanto, todas ajudam a organização a atingir os seus objectivos e a criar valor. Neste post vamos explorar o que é um portfólio e qual o papel de portfolio management.
Portfólio
O portfolio é um conjunto de iniciativas da empresa. Estas iniciativas podem estar ou não estar relacionadas entre si. Todavia, os gestores de portfólio gerem as iniciativas de forma integrada para maximizar os objectivos estratégicos da organização. Um portefólio pode, assim, incluir:
Portfolio Management
Portfolio management é uma disciplina estratégica. Esta permite às organizações identificar, categorizar, priorizar e supervisionar. Dessa forma, as organizações podem maximizar os seus resultados, dentro das suas restrições.
Mas o que consiste especificamente portfolio management?
Uma organização tem muitas iniciativas reais e potenciais. Cada iniciativa contribui de forma diferente para objetivos diferentes e com diferentes níveis de importância. Cada iniciativa tem diferentes níveis de viabilidade, justificação, risco e alinhamento estratégico. Por outro lado, cada iniciativa usa de forma diferente recursos comuns. Cada iniciativa influencia de forma diferente outras restrições comuns como exposição ao risco e capacidade de financiamento.
Que iniciativas estão em curso? Quais as iniciativas potenciais? Qual a importância estratégica de cada iniciativa? Qual a capacidade para fazer projectos? Que iniciativas devem ser autorizadas? Que iniciativas devem ser priorizadas considerando os objetivos estratégicos? Qual a combinação ideal de iniciativas? Que iniciativas devem ser paradas e quais devem acelerar? Que iniciativas são necessárias para atingir um objectivo? Qual a contribuição real de cada iniciativa? Portfolio management permite responder a estas questões.
Portfolio management implica analisar potenciais benefícios, riscos, e necessidades de recursos para cada projecto. Depois, pode-se seleccionar e priorizar os projectos de acordo com o seu alinhamento em relação aos objectivos da organização. Este processo também implica monitorizar e avaliar os projectos para garantir que se mantêm alinhados e entregam os benefícios esperados. Em última analise, portfolio management ajuda as organizações a optimizar o seu investimento em projectos e a atingir os seus objectivos estratégicos.
Portfolio Management Prioriza Iniciativas
A gestão de portfólio usa a experiência, tecnologia, e métodos especializados para, dessa maneira, determinar a viabilidade, eficiência e impacto de projectos actuais e potenciais no portfólio da empresa. Dessa forma, é possível fazer uma correcta alocação de recursos.
Quando analisa um projecto, o gestor de portfólio deve avaliar, por exemplo, se este adiciona valor à organização quando for concluído. Ainda mais, deve analisar:
- Impacto estratégico do projecto
- Riscos do projecto
- Recursos necessários para concluir o projecto
- Orçamento do projecto
Dessa forma, a gestão de portfólio pode maximizar os benefícios estratégicos dentro da capacidade disponível e restrições existentes.
As vantagens da Portfolio management
Muitas vezes existe, dessa forma, pouca visibilidade sobre o objectivo e progresso de cada iniciativa organizacional. Um portfolio manager pode, dessa forma, ultrapassar esta dificuldade produzindo e partilhando relatórios e indicadores de desempenho. Assim, executivos e outros stakeholders, dentro e fora da organização, podem acompanhar o estado das iniciativas em curso. Aumentar a visibilidade dos projectos dentro da organização pode ajudar os gestores a minimizar riscos e evitar, por exemplo, atrasos.
Outra das vantagens da gestão de portfólio é, assim, aumentar a eficiência na alocação de recursos. Sem gestão de portfólio, pode ser, dessa forma, difícil saber que recursos estão a ser usados e onde estão a ser usados. Ainda mais, pode ser difícil saber que recursos adicionais são necessários. Por conseguinte, a gestão de portfólio permite gerir melhor os recursos humanos e físicos.
Aumentar a visibilidade dos projectos dentro da organização permite que os gestores alinhem os projectos de acordo com os objectivos da organização. Os gestores de projecto e programas podem também pedir novos projectos ou mais recursos para os seus projectos para que sejam avaliados. Dessa forma, garante-se que a organização aplica fundos e decide financiar as iniciativas com maior probabilidade de sucesso e menor risco. Ou seja, as iniciativas têm maior impacto na organização.
A gestão de portfólio também monitoriza, dessa forma, o estado dos projectos e programas. Dessa forma, é possível prevenir atrasos e desvios financeiros. Dessa maneira, quando necessário pode-se garantir os recursos necessários para realizar as mudanças necessárias para atingir os resultados desejados. Por conseqüência, a portfolio management permite entregar mais e melhores resultados com os recursos existentes.